Phần 2: Chuẩn bị gì khi đo lường chỉ số chất lượng (Data collection planning)

Các định nghĩa này được thể hiện thông qua Phiếu thông tin chỉ số (Measure Profile/ Quality Indicator Outline form). Bước này cực kỳ quan trọng là bởi vì, nếu không định nghĩa rõ ràng, mỗi người hiểu 1 kiểu, mạnh ai nấy làm, thu thập dữ liệu không nhất quán, người này nghỉ người khác nhảy vào làm cũng không hiểu các bước cần làm là gì. Nói tóm lại Measure Profile hay Outline form của một chỉ số được xem như một cuốn từ điển của chỉ số đó, bất kỳ thắc mắc về cách thu thập dữ liệu, ai thu thập, công cụ thu thập là gì, cách tổng hợp, cách phân tích số liệu, cách phổ biến kết quả đo lường ra sao đều phải được tìm thấy trong cuốn từ điển này, thâm chí kể cả cách để xác minh dữ liệu (Data Validation) đã thu thập được đã chính xác hay chưa. Nếu thiếu Measure Profile hay Outline form khi đo lường bất kỳ chỉ số nào, thì giống như xây nhà mà chưa có cái móng nào, sau này dễ xảy ra tranh cãi, muốn xây nhà mà không biết xây từ đâu, xây từ móng lên hay cất nóc xuống?

 

 

Tổng cộng 19 mục, nghe thì dài tuy nhiên thực tế khi làm các anh chị có thể tùy cách sắp xếp, gom gộp các mục liên quan lại, 19 mục này tách riêng trong bài viết nhằm mục đích giải thích từng mục cho cụ thể 😉

 

1. Mã chỉ số: mã này có thể đặt đơn giản gồm chữ viết tắt của khoa/ phòng và số thứ tự. Mục đích của việc có thêm số thứ tự là để sau này khi khoa/ phòng đó phát triển thêm bất kỳ chỉ số nào thì cứ thêm tăng dần số thứ tự lên để dễ tìm, dễ kiểm soát (kể cả các chỉ số đã ngưng không đo lường). Cú pháp này chỉ là đề xuất, các anh chị có thể tự sáng tạo ra cách đặt code khác miễn sao dễ phân biệt và dễ tìm, dễ kiểm soát

 

- Có 3 Chỉ số chất lượng cấp bệnh viện (hospital-wide quality indicators): HOS001, HOS002, HOS003 hoặc BV001, BV002, BV003

- Chỉ số chất lượng cấp khoa/ phòng. Ví dụ khoa nhi năm nay có 1 chỉ số: NHI001. Năm sau đổi / đo lường thêm chỉ số khác, ta đặt thêm: NHI002, NHI003.

 

2. Định nghĩa của chỉ số: ví dụ ta chọn đo lường giám sát tỷ lệ tuân thủ vệ sinh tay. Như vậy ta phải có định nghĩa như thế nào thì được gọi là tuân thủ vệ sinh tay? Đủ bước, đủ thời gian từng bước, đúng thời điểm, đúng kỹ thuật? Phải định nghĩa rõ thì khi phân tích số liệu mới kết luận chính xác là cơ hội giám sát đó được xem là tuân thủ hay không tuân thủ. Không có định nghĩa, sau này người giám sát thì bảo tôi thấy anh không tuân thủ vì anh làm không đủ bước, người kia thì bảo tôi có rửa là tuân thủ rồi!

 

3. Lý do chọn chỉ số: giải thích ngắn gọn, dựa vào đâu để lựa chọn chỉ số này.

 

4. Ai là người thu thập dữ liệu: ghi rõ cụ thể ví dụ thành viên mạng lưới QLCL, thành viên mạng lưới KSNK, nhân viên phòng KHTH,…

 

Xin lưu ý ở đây: Cần phải đào tạo có cấu trúc rõ ràng cho tất cả những người tham gia vào việc thu thập dữ liệu để đảm bảo họ đọc và thu thập dữ liệu một cách nhất quán, tránh TH mỗi người thu thập dữ liệu bằng nhiều cách khác nhau, không ai giống ai, số liệu thu về không xài được.

 

5. Loại chỉ số: Quá trình hay đầu ra hay đầu vào

 

6. Nguồn dữ liệu: từ HIS, từ hồ sơ bệnh án, từ quan sát trực tiếp,…

 

 

 

- Giám sát 30 cơ hội vệ sinh tay/ tháng/ khoa.

- Kiểm tra 20% hồ sơ bệnh án xuất viện/ tháng toàn viện về việc tuân thủ quy định chữ viết tắt

- Giám sát 50% ca mổ chương trình về tuân thủ bảng kiểm an toàn phẫu thuật.

 

 

- Ví dụ cỡ mẫu là 30 cơ hội vệ sinh tay/ tháng/ khoa, cần xác định rõ như vậy mỗi ngày người giám sát phải giám sát ít nhất 1 cơ hội vệ sinh tay tại 1 khoa đã được phân công, thời gian giám sát là buổi sáng hay chiều hay rảnh giờ nào đi giờ đó? Thông thường, khi bắt đầu đo lường, hãy giám sát ngẫu nhiên sáng hoặc chiều hoặc khung giờ nào phù hợp cho người giám sát, xem kết quả giám sát sau 1-3 tháng , nếu dùng google form hay Microsoft form thì việc tracking được thời gian giám sát lúc nào rất dễ dàng, từ kết quả giám sát, sử dụng một số biểu đồ thống kê để xem khung giờ nào nhân viên thường ít tuân thủ, có thể tập trung giám sát khung giờ đó trong dự án cải tiến sau khi đã có số liệu rõ ràng.

 

- Ví dụ cỡ mẫu là 20% hồ sơ bệnh án xuất viện/ tháng của toàn viện. Như vậy giả sử BV tháng này có 360 hồ sơ xuất viện, vậy chọn 20% trong 360 hồ sơ thì chọn như thế nào? Có nhiều tài liệu hướng dẫn về phương pháp lấy mẫu, ở bài viết này xin giới thiệu cách lấy mẫu ngẫu nhiên có hệ thống áp dụng đối với những trường hợp cần lấy dữ liệu từ hồ sơ bệnh án (trích tài liệu hướng dẫn: Specification Manual for the Joint Commission International Library of Measures Version 2.0, effective for January 2013 discharges (1st Quarter 2013))

 

 

 

Tổng số hồ sơ bệnh án cần được kiểm tra, nếu:

- > = 59 --> kiểm tra ít nhất 58 hồ sơ (cỡ mẫu tối thiểu = n)

- <= 58 --> không lấy mẫu ngẫu nhiên mà phải kiểm tra hết toàn bộ hồ sơ (cỡ mẫu tối thiểu = n)

- Nếu muốn, có thể lấy cỡ mẫu hàng tháng lớn hơn quy tắc này, tuy nhiên cần cân nhắc nguồn lực của BV.

 

Như vậy trong TH này, giả sử BV có 360 hồ sơ bệnh án xuất viện trong tháng 8/2020, như vậy số hồ sơ cần phải kiểm tra theo quy tắc trên là 58 hồ sơ. Vậy làm sao để chọn được 58 hồ sơ trong 360 hồ sơ này?

 

b. Cách chọn: Phương pháp lấy mẫu ngẫu nhiên có hệ thống yêu cầu phải lấy mỗi k hồ sơ/ mẫu/ phiếu từ tổng dân số N để lấy được cỡ mẫu n, trong đó k < N/n. Hồ sơ/ mẫu/ phiếu đầu tiên (điểm bắt đầu) phải được chọn ngẫu nhiễn trước khi lấy mỗi hồ sơ/mẫu/phiếu thứ k. Thực hiện theo 2 bước như sau:

 

Bước 1: Chọn điểm bắt đầu

 

Bước 2: Sau đó chọn mỗi hồ sơ/ mẫu/ phiếu thứ k cho đến khi chọn đủ cỡ mẫu

--> k=360/58= 6

 

Do đó, cứ mỗi 6 hồ sơ bệnh án sẽ được chọn cho đến khi chọn được 58 hồ sơ

Để đảm bảo các hồ sơ bệnh án đều có cơ hội như nhau khi tiến hành lựa chọn, “điểm bắt đầu” phải được chọn ngẫu nhiên trước khi chọn mỗi hồ sơ thứ 6

 

Cách chọn “Điểm bắt đầu”: viết ra 5 mảnh giấy khác nhau số 1,2,3,4,5. Sau đó bốc ngẫu nhiên 1 phiếu, con số nằm trong phiếu đó gọi là “điểm bắt đầu”. Ví dụ: bốc trúng phiếu chứa số 3, nghĩa là chúng ta sẽ bắt đầu với hồ sơ số 3 và bắt đầu lấy hồ sơ thứ 6 sau mỗi lần đếm lặp lại từ 1 đến 6 cho đến khi lấy đủ 58 hồ sơ.

 

Trong TH này, ta mong muốn cỡ mẫu là 20% của 360 hồ sơ = 72 hồ sơ, thì có thể lập lại việc đếm số k mỗi 6 lần cho đến khi lấy được 72 hồ sơ từ 360 hồ sơ có sẵn.

 

 

9. Lịch tổng hợp dữ liệu: hàng tuần, hàng tháng, hàng quý, hàng năm?

 

 

 

12. Công thức tính: Ví dụ tử số/ mẫu số x 100%, tử số/ mẫu số x1000, ….

 

 

14. Mục tiêu: có thể do tổ chức tự thiết lập sau khi tham khảo một số tài liệu liên quan, do các tổ chức y tế chính phủ/ phi chính phủ thiết lập, do BYT thiết lập, CDC,… Mục tiêu đặt ra có thể được thay đổi theo thời gian.

 

Ví dụ: tỷ lệ tuân thủ vệ sinh tay mong muốn đạt 95% đến cuối năm 2020. Hiện tại đạt 70% à có thể chia nhỏ 6 tháng đầu năm mục tiêu đạt 85%, 6 tháng cuối năm tiến tới đạt 95%

 

15. Cách xác minh dữ liệu (xin chia sẻ ở một bài viết khác): mô tả cách thức xác minh số liệu được thu thập là chính xác và độ chính xác là bao nhiêu % thì chấp nhận.

 

16. Hướng dẫn cách tổng hợp và phân tích số liệu: mô tả cách thức tổng hợp và phân tích số liệu sẽ làm theo những bước nào. Ví dụ:

 

- Thành viên mạng lưới KSNK giám sát nhân viên y tế về việc tuân thủ vệ sinh tay

- Khoa KSNK chịu trách nhiêm phân tích số liệu để đưa ra các kết quả về tỷ lệ tuân thủ vệ sinh tay chung của BV, theo khoa, theo đối tượng, theo từng thời điểm,…, về báo cáo chi tiết về vấn đề tuân thủ vệ sinh tay của từng khoa (tỷ lệ tuân thủ chung, theo đối tượng, theo thời điểm, thói quen thực hành vệ sinh tay,…)

- Xu hướng được giám sát để đưa ra các cải tiến nhằm cải thiện tỷ lệ tuân thủ vệ sinh tay

- Tỷ lệ tuân thủ đạt hoặc vượt mục tiêu đề ra nghĩa là các hoạt động cải tiến đang được áp dụng cần được duy trì

- Tỷ lệ tuân thủ không đạt mục tiêu nghĩa là cần điều tra, phân tích và triển khai các hoạt động cải tiến chất lượng.

 

17. Phổ biến kết quả, thời gian báo cáo: mô tả cách phổ biến kết quả sau khi đo lường và thời gian khi nào sẽ phổ biến, báo cáo. Ví dụ: báo cáo trong cuộc họp mạng lưới QLCL, KSNK hàng tháng, họp hội đồng hàng quý hay sẽ đăng lên mạng nội bộ, hay sẽ phổ biến dưới dạng bản tin chất lượng cập nhật hàng tháng?

 

Thiết kế mẫu thu thập số liệu, có thể hiển thị dưới dạng google form, Microsoft form, phiếu giấy, file excel (online/ offline)

 

Mời các anh chị cùng thảo luận về những khó khăn và chia sẻ kinh nghiệm khi triển khai thực tế tại BV.

 

Trân trọng,