Phần 3: Triển khai đo lường chỉ số chất lượng (Quality Indicator Implementation)

Sang đến phần 3 này, giai đoạn triển khai, Phòng QLCL nên tổ chức từng buổi gặp mặt riêng với từng đại diện khoa/ phòng để cùng ngồi thảo luận xem khoa/ phòng anh/chị đã xác định được vấn đề cần đo lường chưa, vấn đề đó bây giờ diễn giải, mô tả vào phiếu thông tin chỉ số chất lượng này sẽ cụ thể như thế nào, hãy để cho đại diện khoa/ phòng trình bày cách mà họ dự định sẽ thu thập dữ liệu, thu thập cái gì, thu thập làm sao, rồi thu thập xong thì làm gì với những dữ liệu đó, tính toán thế nào, tử số mẫu số có đầu vào là gì, có tiêu chuẩn loại ra gì không,… Nói tóm lại, điền phiếu thông tin chỉ số là một chuyện, nhưng khi ngồi cùng review lại, diễn giải, trình bày lại cho người khác nghe, có sự phản biện, đặt câu hỏi thì sẽ giúp các khoa/ phòng xây dựng được phiếu thông tin chỉ số rất rõ ràng vấn đề và đúng mục tiêu đo lường mà họ đang nhắm tới.

 

Chẳng hạn như, khoa A đang muốn đo lường tỷ lệ tuân thủ về định danh (nhận diện) người bệnh, phương pháp thu thập dữ liệu được khoa A định nghĩa là phương pháp giám sát trực tiếp 30 cơ hội quan sát/ tháng.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Như trong TH này, chúng ra sẽ thấy:

 

- Nếu chọn phương pháp quan sát trực tiếp

Tỷ lệ tuân thủ định danh người bệnh khoa A (80%) = số cơ hội được giám sát có tuân thủ định danh người bệnh (24)/ số cơ hội định danh người bệnh được giám sát (30)

 

- Nếu chọn phương pháp kiểm tra hồ sơ bệnh án

Tỷ lệ tuân thủ định danh người bệnh trong HSBA của khoa A (70%) = số hồ sơ bệnh án được kiểm tra có tuân thủ định danh người bệnh (35)/ số hồ sơ bệnh án được kiểm tra (50)

 

Cả hai phương pháp này đều có 2 định nghĩa “Tuân thủ định danh người bệnh” rất khác nhau, một cái là xem NV có hỏi, có xác nhận lại thông tin BN với BN hay người nhà của họ không, dùng câu hỏi đóng hay câu hỏi mở, có đối chiếu vòng đeo tay không? Còn một cái là xem dán nhãn BN trong hồ sơ đúng không, nhãn người này dán nhầm sang hồ sơ người kia, hay là không có dán nhãn luôn, hay là có mà thông tin không đúng? Kết quả tỷ lệ tuân thủ theo 2 cách thu thập dữ liệu cũng ra rất khác nhau (80% khác 70%). Vì vậy, chúng ta có thể thấy, vai trò của phòng QLCL là rất quan trọng trong việc trao đổi, đặt câu hỏi, phản biện giúp các khoa/ phòng xác định được đúng phương pháp, đúng cách làm để đạt được đúng mục tiêu, đo lường đúng vấn đề cần cải thiện.

 

Mỗi một dịp ngồi lại với từng khoa/ phòng như vậy, là một cơ hội để phòng QLCL lắng nghe, nắm bắt các vấn đề của từng khoa và có thể có tổng kết sơ khởi ban đầu những vấn đề chung xảy ra tại nhiều khoa là gì, thử tìm hiểu, lại thêm ý tưởng cải tiến, và những buổi họp này như sợi dây kết nối giữa phòng QLCL và các khoa/ phòng lại gần nhau hơn vì họ nhìn thấy được là mình đang giúp, đang hỗ trợ họ tốt hơn như thế nào.

 

Có thể sắp xếp gặp mỗi khoa/ phòng khoảng 30 phút, lịch gặp từng khoa nên được thông báo cho tất cả các khoa/ phòng biết để họ sắp xếp thời gian tham dự, biết mình chỉ được giới hạn 30 phút, đến trễ thì ảnh hưởng đến giờ gặp của của khoa/ phòng tiếp theo, nên ai cũng tranh thủ đi đúng giờ, bận thì chủ động đổi giờ với khoa/ phòng khác, và thấy tên tất cả các khoa đều được sắp xếp lịch gặp phòng QLCL, thể hiện đây là cuộc họp nghiêm túc, có kế hoạch rõ ràng, chưa biết họp hay hay dở, nhưng ấn tượng đầu tiên cũng thấy có vẻ gì đó quan trọng, chỉnh chu thì cũng ráng sắp xếp đi họp.

 

Họp xong với các khoa/ phòng, chỉ số chất lượng nào được chọn, thu thập ra làm sao, tính toán thế nào về cơ bản đã được định nghĩa rõ, việc tiếp theo là Phòng QLCL tổng hợp lại thành một danh sách các chỉ số chất lượng của toàn bệnh viện (bao gồm chỉ số chất lượng chung của BV và chỉ số chất lượng của khoa/ phòng), ghi rõ ai chịu trách nhiệm cho từng chỉ số, thời gian bắt đầu triển khai đo lường là khi nào và đừng quên note một vài ý chính lý do tại sao BV mình lại phải đo lường chỉ số chất lượng, trách nhiệm từng bộ phận sẽ làm gì, ngày nào sẽ là ngày chốt dữ liệu để gửi về phòng QLCL, sau đó trình BGĐ ký phê duyệt để có hiệu lực bắt đầu triển khai.

 

Giai đoạn triển khai ban đầu sẽ khá vất vả và lọng cọng. Hãy sử dụng tối đa phiếu thông tin chỉ số chất lượng để giải quyết các thắc mắc phát sinh trong quá trình thu thập dữ liệu, vì tất cả các định nghĩa, thông tin liên quan đều đã liệt kê, mô tả rất rõ ràng, cụ thể ở đó rồi. Nếu không tìm thấy câu trả lời trong phiếu này, hoặc tìm thấy nhưng thấy câu trả lời này không phù hợp, không đúng thực tế thì hãy nhanh chóng hiệu chỉnh, bổ sung lại phiếu thông tin chỉ số chất lượng, đừng để thông tin chỉ số được lưu trữ nhiều nơi: trên giấy tờ, trong đầu người này, người kia, rất khó quản lý, dễ xảy ra tranh cãi.

 

Hãy đảm bảo các nguồn dự định sẽ lấy dữ liệu đã sẵn sàng, ví dụ lấy dữ liệu từ HIS, thì phải đảm bảo là đã nói chuyện với phòng IT xem dữ liệu đó có lấy được từ HIS không, lấy cách nào, độ chính xác ra sao, lấy từ hồ sơ bệnh án thì bệnh án giấy hay bệnh án điện tử, lấy được không, hay quan sát trực tiếp thì có bảng kiểm để giám sát chưa.

 

1-2 tuần sau khi có thông báo triển khai, phòng QLCL cần chủ động trao đổi với các khoa/ phòng xem có gặp khó khăn gì trong lúc thu thập số liệu hay không. Nếu có thì nhanh chóng tìm nguyên nhân, tháo gỡ nút thắt. Không nên chờ đến cuối tháng không thấy khoa đó gửi số liệu hỏi ra mới biết là không lấy dữ liệu được vì lý do A,B,C gì đó mà mất 1 tháng nay không có hành động khắc phục nào.

 

Mong nhận được góp ý, trao đổi thêm kinh nghiệm của các anh/chị.

Trân trọng,