linhphandr@gmail.com
+84 978 522 626

Phân tích nguyên nhân gốc (Root cause analysis - RCA)

Là phương pháp rất hiệu quả dùng để tìm ra nguyên nhân của các sự cố, sai sót hay một kết quả không mong đợi đã xảy ra

 I. Tổng quan

1. Phân tích nguyên nhân gốc ( RCA) là gì?
RCA là phương pháp rất hiệu quả dùng để tìm ra nguyên nhân của các sự cố, sai sót hay một kết quả không mong đợi đã xảy ra. Phương pháp này tập trung xác định lỗi hệ thống và quy trình, chứ không phải lỗi của cá nhân. 
 
2. Tại sao phải làm RCA?
Mục đích chính của RCA là xác định nguyên nhân chính yếu nhất của một sự cố, sai sót, tai nạn, nhằm có hành động khắc phục hiệu quả, ngăn ngừa sự cố xảy ra lần nữa, hoặc  xử lý sự cố thành công một cách chắc chắn (“Thành công” nghĩa là  gần-như-chắc-chắn ngăn ngừa được sự cố tái diễn). Phân tích sự cố cũng giúp tổ chức phát hiện ra những yếu tố nguy cơ, những điểm yếu trong các qui trình hoạt động để kịp thời khắc phục.
RCA cũng đóng vai trò chính yếu trong việc ngăn chặn những sự cố đặc biệt nghiêm trọng
Tránh lãng phí vì đôi khi chúng ta thực hiện cải tiến nhưng không hiệu quả vì không thay đổi được nguyên nhân chính yếu nhất.
 
3. Làm RCA hiệu quả và đúng ?
a. Quá trình phân tích tập trung vào lỗi của hệ thống, không phải lỗi của cá nhân
b. Quá trình phân tích sẽ đi từ những nguyên nhân chuyên biệt về chuyên môn đến các nguyên nhân thông thường về quản lý
c. Lập lại câu hỏi “Tại Sao” nhiều lần
d.Phân tích và xác định những thay đổi trong qui trình có thể giúp giảm nguy cơ hoặc ngăn chặn sự cố tiếp tục xảy ra
e. Quá trình phân tích phải kĩ lưỡng và tin tưởng được
f. Để đạt được hiệu quả cao nhất, RCA phải được thực hiện một cách có hệ thống, như một phần của việc điều tra, với các khám phá và các nguyên nhân  đã xác  định có chứng cứ để chứng minh bằng tài liệu. Thông thường cần đến sự nỗ lực của một nhóm người.
 
II. Các bước thực hiện phân tích nguyên nhân gốc
1. Thành lập nhóm làm RCA
- Bước đầu tiên và quan trọng của quá trình làm RCA
- Chọn lựa thành viên của nhóm rất quan trọng: nên bao gồm những đối tượng làm việc liên quan và hiểu rõ về qui trình và sự cố cần phần tích và cả những đối tượng không liên quan nhưng có kĩ năng phân tích tốt. 
- Cần có ít nhất có một thành viên là lãnh đạo có khả năng ra quyết định 
- Có bác sĩ hoặc nhân viên y khoa tham gia vào nhóm là hết sức quan trọng
- Số lượng thành viên nên dưới 10 người
- Cần chọn 1 trưởng nhóm là người có hiểu biết về vấn đề cần phân tích và có kĩ năng phân tích cũng như làm việc nhóm
 
2. Xác định vấn đề ( Define the Problem)
- Thống nhất và giúp tất cả các thành viên hiểu vấn đề mà mình sẽ thực hiện phân tích nguyên nhân gốc
-Tập trung vào xác định cái gì sai, hậu quả của sai sót, sự cố..ví dụ: phẫu thuật sai vị trí, bệnh nhi bị bắt cóc vv.. chứ không phải tập trung vào tại sao cái sai sót, sự cố này lại xảy ra.
- Cần lưu ý ưu tiên phân tích những sự cố suýt xảy ra
- Xem lại các ví dụ về sự cố nghiêm trọng trong tài liệu về quản lý sự cố tại bệnh viện
- Sau khi đã xác định vấn đề, nhóm sẽ cùng thống nhất kế hoạch làm việc với nhau ( các bước, phân công điều tra, mục tiêu, thời gian v.v…)
 
3. Nghiên cứu, xem xét vấn đề ( Study the Problem)
- Cần thu thập thông tin về vấn đề đã xác định từ những đối tượng liên quan trực tiếp vào sự cố hoặc sai sót, lưu ý tránh tạo cảm giác chỉ trích, đổ lỗi làm đối tượng lo sợ và không cung cấp thông tin.
- Thu thập thông tin cần tập trung vào vấn đề, không nên thu thập quá nhiều thông tin nhưng phân tán
-Trong tất cả các trường hợp, cần chuẩn bị các thông tin hướng dẫn về luật pháp, y đức liên quan.
- Lưu ý thu thập thông tin bằng phỏng vấn trên nhân viên không trực tiếp liên quan có khả năng khám phá được nguyên nhân gốc cao hơn.
- Cần có sự chuẩn bị và kĩ năng phỏng vấn
- Thu thập các bằng chứng, chứng cứ liên quan.
- Xem xét y văn.
 
4. Xác định cái gì đã xảy ra ( Determine What happen)
- Mô tả sự cố/ sai sót đã xảy ra hoặc sắp xảy ra bằng một câu đơn giản, tập trung vào: khi nào, ở đâu, như thế nào. 
- Tập trung vào thể hiện cái gì đã xảy ra chứ không nhảy đến kết luận nguyên nhân gốc
- Có thể dùng sơ đồ mô tả sự kiện theo diễn tiến thời gian. Cách này sẽ giúp nhìn thấy các hành động hoặc sự kiện tiếp nối nhau, giúp dễ phân tích 
 
5. Xác định tất cả những yếu tố (nguyên nhân) tham gia trong toàn bộ qui trình/ sự cố/ sai sót bằng cách tiến hành trả lời các câu hỏi “TẠI SAO” (5 WHY?) ( Identify Contributing Process Factors)
- Làm phân tích nguyên nhân gốc là liên tục trả lời những câu hỏi tại sao, theo các nghiên cứu nếu thực hiện mô hình 5 WHY thì sẽ tìm được câu trả lởi
- Dùng sơ đồ xương cá ( Fish bone/ Ishikawa tool) để thể hiện quá trình này
- Đôi khi phải thu thập dữ liệu để chứng minh cho một yếu tố/nguyên nhân
- Sẽ làm cụ thể trong thực hành nhóm
 
6. Xác định nguyên nhân gốc
- Sau khi thực hiện bước 5, có thể ta có một danh sách dài những “nguyên nhân gốc”, phải tiến hành tìm nguyên nhân gốc thật sự.
- Trả lời câu hỏi: Nếu giải quyết vấn đề/nguyên nhân đó thì sự cố/sai sót có tiếp tục xảy ra trong tương lai không? 
- Nếu đó là nguyên nhân gốc, khi giải quyết xong sự cố/sai sót sẽ không xảy ra nữa.
- Cần phân biệt với các yếu tố góp phần. 
- Có thể có nhiều hơn 1 nguyên nhân gốc ( hiếm) khi đó cần tìm ra mối liên quan giữa chúng thì mới có kế hoạch hành động/xử trí hoàn chỉnh và hiệu quả.
 
7. Xây dựng kế hoạch xử trí nguyên nhân gốc/cải tiến qui trình ( kế hoạch hành động)
- Xây dựng các chiến lược giải quyết yếu tố nguy cơ và ngăn chặn sự cố tiếp tục xảy ra: xem xét y văn, làm việc nhóm, hỏi ý kiến chuyên gia..v..v.. 
- Đề xuất kế hoạch hành động cụ thể.
- Đánh giá các kế hoạch hành động đã đề xuất, dùng (FMEA), chọn kế hoạch phù hợp nhất
 
8. Triển khai kế hoạch hành động/cải tiến
Sử dụng công cụ Plan- Do – Check- Act 
 
9. Thông báo kết quả đến nhóm và bộ phận, nhân viên liên quan
Việc thông báo kết quả là hết sức quan trọng và cần thiết, không được bỏ sót
 
BS. Phan Thị Ngọc Linh
 
Tham khảo: 
1. Tải công cụ phân tích >>Fishbone diagram template - Bùi Minh Huân<<
THÔNG TIN KHÁC

Bản quyền thuộc về CLB QLCL-ATNB

© 2014 Thiết kế bởi QPS Team