linhphandr@gmail.com
+84 978 522 626

Tại sao Quản lý chất lượng lại đáng ghét - và Lean thinking trong xây dựng qui trình

Tôi đã từng chứng kiến 1 công ty có 1 quy trình mua vật tư liên quan đến 6 ban (phòng) và có khoảng 10 chữ ký, và phòng này có cô nhân viên thư ký xinh đẹp chuyên trách đi kiếm các vị để "trình ký". Nếu việc quản lý chất lượng tạo ra thêm thủ tục "hành là chính" (như trong hình) thì không chỉ đáng ghét mà còn là đáng chết.
 
Qui trình công việc là cần thiết cho bất cứ tổ chức nào, không có không quản lý được.
 
Tuy nhiên, việc biên soạn quy trình thường mắc phải một số "bệnh":
- Thấy cái gì cũng phải có ký để kiểm soát. 
- Lôi vào ký cho đủ "tụ" để sau này có gì qui trách nhiệm.
- Cầu toàn đến mức quá hoàn hảo để thực tế không thể làm được.
- "Viết những gì mình làm và làm những gì mình viết" là câu được rao giảng khắp nơi trong các bài giảng về chất lượng. Điều nguy hiểm của nó là ta vô tình nhân rộng những cái không hiệu quả, những cái sai đã trở thành quán tính. Và do đó qui trình chỉ nằm trên giấy, thực tế công việc không cải thiện được bao nhiêu.
 
Để viết một qui trình cho tốt, ta luôn luôn đặt câu hỏi:
- Bước công việc này là cần thiết hay không
- Bước kiểm soát này có cần thiết hay không, chổ nào là chổ kiềm soát quan trọng. Lưu ý những chổ mang tính chất pháp lý (cái này là rất đặc thù cho ngành y) buộc phải tuân thủ và lưu lại minh chứng.
- Có cách nào kiểm soát tốt hơn mà không cần phải ký và phê duyệt hay không
- Chổ nào là chổ thường xảy ra sai sót và có cách nào ngăn chặn không.
- Làm việc này là mất bao nhiêu thời gian, liệu nó có khả thi không. Có cách nào làm cho nhanh hơn không. 
- Những bộ phận liên quan họ có biết vị trí công việc của mình trong qui trình không.
 
Ta cần đưa tư duy của Lean vào trong quá trình biên soạn quy trình để loại bỏ những bước thừa thải, loại bỏ việc kiểm soát lòng vòng, chồng chéo...
 
ThS. Huỳnh Bảo Tuân
Giảng viên Khoa Quản lý Công Nghiệp - ĐHBK TpHCM
THÔNG TIN KHÁC

Bản quyền thuộc về CLB QLCL-ATNB

© 2014 Thiết kế bởi QPS Team