Em tổng hợp lại những ý chính liên quan tới 5S trong buổi nói chuyện của ông Kenichi Ohashi - Former Managing Director , Toshiba Asia Pacific, (người áo đen, bên trái tấm hình) với các đơn vị quan tâm quản lý chất lượng tối 26/02/2016. Ông chia sẽ về kinh nghiệm triển khai 5S tại các công ty Nhật nói chung và Toshiba nói riêng. Hy vọng bổ sung thêm vài ý mới (nếu có) cho bệnh viện các anh chị khi thực hiện 5S.
Câu 1: Nên hiểu nội dung 5S như thế nào?
Trả lời: Có thể hiểu 5S là 5 bước thực hiện để sắp xếp nơi làm việc ( nhà máy, văn phòng, bệnh viện, nhà ở,..) cho gọn gàng, tiện lợi, theo các bước của người Nhật như sau: Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc, và Sẵn sàng cho dễ nhớ. Tuy nhiên khi thực hiện, cần nhấn mạnh 3 ý chính sau là đủ để mọi người nhớ và thực hiện tốt:
1. Vứt bỏ những thứ thừa, không liên quan
2. Sắp xếp đồ đạc theo trật tự dễ dùng, dễ lấy tiện lợi
3. Đảm bảo sắp xếp lại các đồ dùng sau khi dùng theo đúng trật tự đã đề ra
Nghĩa là mọi người phải hiểu và hành động theo nội dung chính của 5S qua 3 ý chính trên, chứ không phải chỉ thuộc 5S là gì thôi.
Câu 2: Làm thế nào để nhân viên cam kết thực hiện chương trình 5S?
Trả lời: Cách của công ty Nhật ông đưa ra là " Cấp trên phải làm gương cho cấp dưới noi theo ", như sau:
1. Cấp trên phải hiểu rõ tinh thần, lợi ích, nội dung và cách thực hiện của 5S
2. Cấp trên phải thực hiện cụ thể 5S tại chính nơi mình làm việc trước tiên và duy trì thành thói quen, làm gương cho cấp dưới noi theo, tránh tình trạng cấp trên chỉ nói mà không làm, cấp dưới không phục
3. Cấp trên trực tiếp hướng dẫn, theo sát, hỗ trợ cho cấp dưới khi họ thực hiện, và thường xuyên nhắc nhở tuân thủ 5S
Câu 3: Làm thế nào nào thực hiện 5S dần thành thói quen tự nguyện?
Trả lời: Lấy ví dụ từ một nhà máy của Toshiba tại Indonesia
1. Thực hiện phát động toàn nhà máy, các bộ phận để nhân viên hiểu tầm quan trọng của 5S, đề ra các mốc thời gian cụ thể sẽ đạt được các tiêu chí 5S
2. Lắp đặt hệ thống màn hình tại các khu căn tin, hành lang: liên tục chiếu các thông điệp ngắn về 5S: lợi ích 5S, các bước thực hiện trên màn hình để nhân viên liên tục " được nghe, được nhìn" về 5S, đưa 5S ngấm dần vào tiềm thức
3. Treo các áp phích hướng dẫn thực hiện 5S, các ví dụ thực hiện 5S tại khu làm việc, nơi nghỉ ngơi của nhân viên để 5S luôn đập vào mắt họ
4. Để sẵn các dụng cụ cần thiết khi thực hiện 5S như: băng keo màu, kéo, giấy dán tại các khu vực nhất định để khi cần thì có dùng ngay.
5. Tổ chức một nhóm giám sát việc thực hiện 5S riêng trong toàn nhà máy, chuyên ghi nhận ( chụp ảnh) các khu vực của bộ phận, cá nhân nào, ngày giờ cụ thể, có thực hiện tốt 5S chưa làm bằng chứng cụ thể, tránh tranh cãi về sau khi khen thưởng hoặc xử phạt.
6. Cấp trên từng bộ phận hàng tuần cập nhật tiến độ và nhắc nhở thực hiện 5S tới nhân viên
Câu 4: Nên khen thưởng, xử phạt như thế nào?
Khen thưởng:
1. Công khai các mức khen thưởng và xử phạt cụ thể khi thực hiện 5S trong toàn nhà máy, các mốc thời gian và các tiêu chí cần đạt được cụ thể như thế nào là đạt yêu cầu để mọi nhân viên nắm rõ.
2. Hình thức khen thưởng: tuyên dương trước toàn nhà máy, giấy khen, quà từ giám đốc nhà máy để thể hiện sự coi trọng đến nhân viên
3. Hàng tháng tổ chức offline, các cá nhân sáng tạo trong thực hiện 5S sẽ báo cáo và hướng dẫn cách làm hay của mình với các đồng nghiệp làm theo
Xử phạt:
Nhóm giám sát 5S gửi ảnh các trường hợp chưa thực hiện 5S tới riêng các nhân viên chưa thực hiện 5S qua email nội bộ ( nếu có) để họ tự sửa đổi trước, nhắc nhở riêng và yêu cầu phản hồi lý do vì sao chưa thực hiện. Nếu vẫn quy phạm nhiều lần thì có hình thức xử phạt theo mức phạt đã đề ra trước đó, quản lý của nhân viên đó làm việc trực tiếp với giám đốc nhà máy để giải thích lý do cụ thể.
Trên đây là một số ý chính, hy vọng có ích cho anh chị
Nguyễn Tấn Thương
Xem thêm toàn bộ bài viết về 5S trên CLB
>>ở đây<<
.png "Logo")
(2).jpg)
.jpg)
