HÀNH MỖI NGÀY: Tiêu chí D2.1

Các tiểu mục mức 1, 2 và 3: Phiếu báo cáo sai sót, sự cố; sổ báo cáo sai sót sự cố và quy định về quản lý sai sót sự, cố.

Mời các Anh Chị Em cùng tham khảo cách làm của một số bệnh viện:

 

1. Tham khảo phiếu báo cáo sai sót của bệnh viện Hùng Vương; sổ cập nhật sai sót của bệnh viện Đức Giang.

2. Tham khảo thêm quy trình chuẩn về báo cáo sai sót tự nguyện của bệnh viện đại học Y Dược Tp. HCM; 

3. Quy định về quản lý sai sót sự cố của bệnh viện Cam Ranh theo các link bên dưới nhé.

 

 

Các bài viết sắp tới sẽ đẩy mạnh nội dung về thiết lập hệ thống quản lý sai sót và báo cáo sai sót nhé.

 

- Một trong những hình thức phát hiện sai sót sự cố phổ biến khác đó chính là “Kiểm tra, giám sát”. Việc kiểm tra, giám sát giúp cho nhà quản lý sai sót, sự cố có thể phát hiện được sai sót sự cố. Một số nội dung kiểm tra p-hổ biến đó là kiểm tra thực tế, kiểm tra hồ sơ bệnh án, giám sát tuân thủ quy trình chuyên môn kỹ thuật-phác đồ điều trị. Để thực hiện việc kiểm tra giám sát có hiệu quả đòi hỏi nhà kiểm tra, giám sát có chuyên môn đủ để phát hiện sai sót, sự cố. Ngoài ra, bảng kiểm là công cụ không thể thiếu trong mỗi đợt kiểm tra giám sát. Kiểm tra, giám sát có thể định kỳ hoặc đột xuất nhằm phát hiện và xử lý kịp thời các sai sót, sự cố. Ví dụ thực tế một trong những hình thức kiểm tra, giám sát đó là: Bình bệnh án và bình đơn thuốc. Các nội dung này cũng được nhắc đến nhiều trong các tiêu chí nhóm C5 và C9. Xin được phép chia sẽ kỹ hơn với các Anh Chị Em trong các bài viết lien quan tiếp theo.

 

- Hình thức “Phiếu báo cáo sai sót, sự cố tự nguyện” cũng là một trong những biện pháp hữu hiệu phát hiện sai sót sự cố. Đối với các bệnh viện đang triển khai thì “Thùng báo cáo sai sót, sự cố tự nguyện” là công cụ không thể thiếu. Bệnh viện khuyến khích nhân viên y tế báo cáo sai sót, sự cố tự nguyện và đảm bảo thong tin bảo mật. Ngoài ra, đối với một số bệnh viện ngoài hình thức phiếu bản giấy thì bệnh viện còn khuyến khích việc báo cáo tự nguyện thong qua email hoặc báo cáo trực tuyến thong qua hệ thống mạng nội bộ. Đặc biệt, đối với các nước tiên tiến trên thế giới họ sử dụng ứng dụng thông minh trên điện thoại để báo cáo kịp thời các sai sót sự cố. Hy vọng trong thời gian sắp tới thì chúng ta có thể phát triển và ứng dụng được những hình thức hữu ích này.

 

-Phân tích quá trình và đầu ra là một trong những biện pháp có thể giúp phát hiện sai sót, sự cố. Việc thu thập và ghi nhận dữ liệu về quá trình sử dụng dịch vụ y tế của người bệnh hoặc đầu ra sau điều trị của người bệnh là một cơ sở dữ liệu giúp phát hiện sai sót, sự cố. Các dữ liệu sẽ được phân tích kỹ càng, từ đó có thể phát hiện ra những bất thường và dùng các công cụ thống kê, phân tích hữu hiệu sẽ giúp nhà phân tích tìm ra vấn đề, thực trạng. Ví dụ thực tế: bệnh viện tiến hành thu thập dữ liệu tại phòng hậu phẫu về tình trạng nhiễm trùng vết mổ của người bệnh sau khi trải qua phẫu thuật. Bệnh viện tiến hành thu thập dữ liệu tại khoa hậu phẫu. Kết quả thống kê cho thấy tỷ lệ nhiễm trùng tăng đột biến. 34% người bệnh có nhiễm trùng vết mỗ. Khi này tiếp tục thống kê và phân tích dữ liệu. Kết quả ghi nhận, 96% những người bệnh mổ bị nhiễm trùng là được thực hiện ca mổ tại phòng mổ số 3. Bệnh viện tiến hành kiểm tra phòng mổ số 3 và phát hiện hệ thống tiệt khuẩn, khử khuẩn của phòng mổ đã bị hỏng nhưng không được phát hiện và bảo trì kịp thời. Từ đó chúng ta phát hiện được những sai sót sự cố.

 

- Hình thức khác đó chính là báo cáo trực tiếp trong cuộc họp giao ban/chuyên môn được ghi nhận bằng biên bản. Hoặc báo cáo trực tiếp với cấp quản lý. Tuy nhiên, hình thức này ít phổ biến hơn 3 hình thức trên.

 

- Hệ thống quản lý sai sót, sự cố, nguy cơ là một hệ thống đóng vai trò vô cùng quan trọng trong mỗi cơ sở y tế. Việc xây dựng và thiết lập hệ thống sẽ góp phần thúc đẩy việc nhận dạng và phát hiện những mối nguy tiềm ẩn/hiện hữu trong cơ sở y tế. Bên cạnh đó giúp quản lý nguy cơ, sai sót, sự cố có hiệu quả. Hệ thống quản lý này dựa trên nền tảng tương tự hệ thống quản lý chất lượng bệnh viện. Mỗi bệnh viện có thể tự thiết lập nên hệ thống này gồm 2 thành phần chính: nhân lực quản lý và công cụ quản lý.

 

Phần 1- Nhân lực quản lý. Những cá nhân tham gia vào hệ thống quản lý nguy cơ, sai sót, sự cố đòi hỏi cần phải có kỹ năng và nghiệp vụ chuyên môn để thực hiện tiến trình và các công việc lien quan một cách hiệu quả: kiểm tra thực trạng, nhận dạng, thu thập dữ liệu, phân tích sai sót sự cố, lập báo cáo, quản lý nguy cơ….

 

Phần 2 – Công cụ quản lý : đây là yếu tố hết sức quan trọng trong mỗi hệ thống quản lý nguy cơ, sai sót, sự cố. Công cụ có thể dựa trên hệ thống IT của bệnh viện để xây dựng các ứng dụng phù hợp với việc quản lý nguy cơ, sai sót sự cố (hệ thống báo cáo sai sót sự cố trực tuyến, ứng dụng nhận dạng và phân tích nguy cơ qua điện thoại….), ngoài ta các công cụ phân tích nguyên nhân gốc rễ RCA, thang điểm đánh giá nguy cơ…. cũng cần được đưa vào tích hợp trên hệ thống. Hệ thống thành lập cần có quyết định, quy định bằng văn bản một cách cụ thể. Bước đầu triển khai chúng ta có thể dựa trên nền tảng hệ thống quản lý chất lượng bệnh viện sẵn có để xây dựng và phát triển hệ thống này.

 

Đối với trường hợp bệnh viện không thiết lập hệ thống thì còn có một phương pháp đó là tiến hành thuê một đơn vị độc lập chuyên trách về quản lý sự cố, sai sót và nguy cơ. Đối với các doanh nghiệp hoặc cơ sở sản xuất, dịch vụ ngoài y tế thì việc thuê khoán một đơn vị độc lập phụ trách về quản lý sai sót, sự cố và nguy cơ thì không hề mới lạ. Tuy nhiên, đối với một cơ sở y tế thì đây là điểm mới. Do vậy, em cũng chưa có nhiều kinh nghiệm liên quan đến chủ đề này. Nếu Anh Chị Em nào có kinh nghiệm nhờ chia sẻ thêm giúp nhé.

 

12. Có hệ thống ghi chép từ các khoa/phòng và báo cáo theo quy định.

Khi chúng ta thiết lập hệ thống như tiểu mục 11 quy định thì có thể chúng ta tiến hành phân công các thành viên thuộc mạng lưới hệ thống tại mỗi phòng khoa. Các thành viên này phụ trách và thiết lập hệ thống ghi chép và báo cáo theo quy định các sai sót, sự cố hay nguy cơ. Bệnh viện cũng cần văn bản quy định và quy trình hoàn thiện đảm bảo công tác ghi chép và báo cáo.

 

13. Có báo cáo phân tích định kỳ và phản hồi cho những cá nhân và tập thể liên quan.

Một sai sót sự cố chỉ thực sự có ý nghĩa và được giải quyết triệt để khi chúng ta báo cáo và phản hồi cho các bên liên quan. Ngoài những báo cáo, phân tích đột xuất mang tính khẩn cấp thì bệnh viện cũng cần có quy định về báo cáo định kỳ. Cụ thể hằng ngày/hằng tuần/hằng tháng/hằng quý tùy vào điều kiện và tính chất đặc thù của bệnh viện. Điều quan trọng đó là phản hồi cho cá nhân, tập thể liên quan nắm và phòng ngừa xảy ra những nguy cơ, sai sót, sự cố tiếp theo. Việc làm này là vô cùng quan trọng, nếu chung ta không công khai, phản hồi cho cá nhân và tập thể liên quan sau một sự cố, sai sót thì sai sót, sự cố đó chưa được giải quyết một cách triệt để và có thể dễ bị lặp đi lặp lại mà khó có thể phòng ngừa hoặc quản lý.

 

14. Có hình thức khuyến khích tự báo cáo sai sót, sự cố (email chung, không cần ghi tên…)

Ngoài email không ghi tên trên báo cáo sai sót tự nguyện thì hệ thống mạng nội bộ hay ứng dụng qua điện thoại cũng là một trong những hình thức khuyến khích báo cáo sai sót sự cố.

 

Mức 5

16. Sau khi phân tích, tổng hợp sai sót, sự cố công bố cho cán bộ y tế biết để phòng ngừa, tránh nguy cơ lặp lại.

Nội dung này đã được nhắc đến trong bài hành hôm qua, mọi người vào website mục “Hành mỗi ngày” để đọc thêm nhé.

 

17. Có bản tin an toàn y tế định kỳ, tối thiểu 3 tháng 1 lần; trong bản tin đó có nêu các thông tin sai sót, sự cố.

Bản tin an toàn y tế là một kênh thông tin hữu hiệu giúp cho việc công bố, báo cáo các sai sót, sự cố cho các nhân viên y tế để phòng tránh nguy cơ lặp lại hoặc mắc phải các sai sót, sự cố.

Có nhiều hình thức đa dạng để thực hiện bản tin an toàn y tế. Bản tin dạng bảng thông báo thông thưởng lắp đặt tại các vị trí dễ nhìn dễ thấy. Hoặc một số bệnh viện đã triển khai tích hợp bản tin an toàn y tế (bản tin an toàn người bệnh/sai sót sự cố..) trên hệ thống website và mạng nội bộ của bệnh viện đó.

Dù là bất cứ nội dung nào thì một bản tin an toàn y tế cũng cần có những thông tin cập nhật đây đủ rõ ràng về các nội dung liên quan đến an toàn người bênh, sai sót sự cố và biện pháp phòng ngừa.

Hình ảnh đính kèm là các ví dụ minh họa về bản tin an toàn y tế đã được triển khải tại một số đơn vị y tế.

 

18. Bệnh viện không lặp lại các sai sót, sự cố tương tự.

Căn cứ trên báo cáo về sai sót, sự cố ghi nhận trong năm thì đoàn kiểm tra sẽ đối chiếu và so sánh, phân tích các báo cáo về sai sót sự cố được ghi nhận từ đó kiểm chứng xem có sai sót, sự cố tương tự bị lặp lại hay không.

 

19.Các sai sót, sự cố nhầm lẫn xảy ra được xem xét và tìm ra nguyên nhân gốc dựa vào các phương pháp khoa học trong quản lý chất lượng.

 

Mời cả nhà đọc thêm các phương pháp khoa học về phân tích nguyên nhân gốc rễ trên diễn đàn và website nhé