HÀNH MỖI NGÀY: Tiêu chí B4.2

- Mỗi bệnh viện cần triển khai ngay, có hiệu quả các văn bản được các cơ quan có thẩm quyền ban hành. Đây là nghĩa vụ và trách nhiệm của bệnh viện, thể hiện sự tuân thủ pháp luật và đáp ứng được các yêu cầu trong công tác khám, chữa bệnh.

 

Các tiểu mục quan trọng

3.Bệnh viện phân công cho nhân viên đầu mối cập nhật các văn bản có liên quan đến hoạt động bệnh viện.

Kinh nghiệm triển khai của các bệnh viện thì việc phân công này sẽ giao cho nhân viên phụ trách mảng hành chính của bệnh viện. Có thể là văn thư, để tiến hành tiếp nhận các văn bản từ các cơ quan quản lý, chuyên môn các cấp. 

 

7. Bệnh viện có xây dựng quy trình cụ thể triển khai thực hiện các văn bản (quy trình triển khai gồm các bước: phổ biến văn bản, xây dựng kế hoạch thực hiện văn bản, kiểm tra nội bộ việc thực hiện văn bản).

Nội dung quy trình xây dựng cần đảm bảo các bước cơ bản sau:

a. Tiếp nhận văn bản (phân công người phụ trách như tiểu mục 3 có nêu)

b. Kiểm tra và phân loại sơ bộ loại văn bản 

c. Nhập, điền thông tin văn bản đến và tạo bản lưu trữ

d. Xem xét và giao trách nhiệm xử lý/thực hiện văn bản

e. Nhân bản và chuyển giao văn bản

f. Triển khai văn bản

g. Đôn đốc, kiểm tra giám sát việc thực hiện văn bản

Tham khảo quy trình mẫu theo file đính kèm.

 

10. Bệnh viện có quy định và có tiến hành đánh giá, sơ kết, tổng kết việc triển khai thực hiện văn bản.

- Thứ nhất, bệnh viện cần xây dựng quy định đánh giá, sơ kết/tổng kết việc triển khai thực hiện văn bản. Đối với một số đơn vị đã thực hiện thì họ tiến hành xây dựng quy chế cụ thể về việc triển khai thực hiện văn bản gắn liền với nội dung quy trình tiếp nhận, quản lý và triển khai văn bản (tiểu mục 7). Trong đó, việc đánh giá có thể thực hiện dưới hình thức kiểm tra tiến độ trong cuộc họp giao ban, kiểm tra thực tế, kiểm tra kết quả báo cáo….

- Thứ hai, tiến hành đánh giá, sơ kết/tổng kết việc triển khai thực hiện văn bản. Việc đánh giá dựa trên bộ phận lãnh đạo/quản lý đơn vị triển khai thực hiện văn bản chứ không phải bộ phận văn thư tiếp nhận văn bản. Bệnh viện tiến hành đánh giá dựa trên kết quả đầu ra khi thực hiện văn bản hoặc công văn/báo cáo phản hồi về việc triển khai thực hiện văn bản. Đối với một số văn bản quy mô triển khai rộng lớn và mang tính chất toàn ngành thì cần tổ chức sơ kết/tổng kết để đánh giá việc triển khai thực hiện văn bản. Ví dụ: chương trình nâng cao thái độ giao tiếp ứng xử của nhân viên y tế. Được triển khai toàn ngành vì vậy sau khi tập huấn, can thiệp… thì cần tổ chức sơ kết đánh giá kết quả đã triển khai dựa trên nội dung hoặc yêu cầu mà văn bản đến đã đề ra. Còn lại đại đa số việc đánh giá sẽ dựa vào báo cáo/đầu ra của quá trình thực hiện văn bản tại đơn vị.

 

Tham khảo: Quy trình quản lý công văn - BV Đà Nẵng