Hệ thống quản lý sự cố rủi ro tại cơ sở cung cấp dịch vụ y tế

Môi trường y tế là một môi trường nguy cơ cao – nơi các sai sót có thể xảy ra bất cứ thời điểm nào từ khâu chẩn đoán cho đến điều trị. Có thể khẳng định rằng ở bất cứ công đoạn nào của mọi qui trình khám bệnh, chữa bệnh đều chứa đựng các nguy cơ tiềm tàng cho người bệnh. Hơn thế nữa, tại các cơ sở cung cấp dịch vụ y tế là nơi các thầy thuốc thường xuyên bị áp lực công việc do tình trạng quá tải và áp lực về tâm lý, vì vậy, sự cố y khoa không mong muốn là điều khó tránh và trong nhiều trường hợp ngoài tầm kiểm soát. Khi sự cố không mong muốn xảy ra, cả người bệnh và thầy thuốc đều là nạn nhân, đặc biệt đối với người bệnh phải gánh chịu thêm hậu quả của các sự cố không mong muốn làm ảnh hưởng tới sức khỏe hoặc bị khuyết tật tạm thời hay vĩnh viễn, thậm chí chết người.

 

Mặc dù người bệnh rất khó chấp nhận những sai sót và sự cố xảy ra tại các cơ sở cung cấp dịch vụ y tế, song sự cố rủi ro trong y khoa là không thể loại bỏ hoàn toàn. Theo một số nghiên cứu ở các nước mà nền y học đã rất phát triển thì tỉ lệ tai biến y khoa chiếm khoảng 0,4-16% các trường hợp nhập viện. Một báo cáo của tác giả Lucian Leape (2011) cho thấy khoảng 1 triệu bệnh nhân tại Hoa Kỳ mỗi năm chịu rủi ro - sai sót trong y tế. Một báo cáo khác của Viện Y khoa Hoa Kỳ (1999) thì có 44.000-98.000 trường hợp tử vong mỗi năm do sự cố y khoa tại Hoa Kỳ. Một báo cáo của Bộ Y tế Anh cho thấy 10% bệnh nhân tại các bệnh viện gặp rủi ro sai sót trong y khoa. Tổng kết y văn từ năm 1980 đến tháng 06/2002 của Tạp chí Y học MEDLINE và EMBASE cho thấy sự cố rủi ro xảy ra chiếm tỉ lệ 2,9% đến 16,6%, trong đó, có đến 48% sự cố là có thể ngăn chặn được.

 

Từ thực trạng trên, một số câu hỏi được đặt ra cho các đồng nghiệp đang công tác trong lĩnh vực y tế, đặc biệt là đang nắm giữ vai trò quản lý:

-Làm sao để quản lý sự cố và rủi ro tại các cơ sở cung cấp dịch vụ y tế?

-Làm sao để sự cố - rủi ro ít xảy ra nhất có thể?

-Làm sao để các sự cố đã xảy ra sẽ được ngăn chặn để tránh sự lặp lại?

-Làm sao để học hỏi từ chính các sự cố đã xảy ra, ngay cả khi xảy ra ở một cơ sở cung cấp dịch vụ y tế khác?

-Làm sao để giải quyết các nguy cơ tiềm ẩn để các sự cố và rủi ro sẽ không xảy đến?

 

Câu trả lời là phải xây dựng hệ thống quản lý sự cố - rủi ro tại cơ sở với đầy đủ các bước: nhận diện sự cố - rủi ro; báo cáo sự cố rủi ro; phân tích sự cố rủi ro, đề xuất kế hoạch khắc phục, giải quyết; triển khai kế hoạch – theo dõi giám sát việc hoàn tất các kế hoạch đã đề xuất và tổng kết, nhận ra các khuynh hướng nguy cơ để can thiệp kịp thời và loại bỏ các nguy cơ sớm nhất có thể.

 

Hệ thống quản lý sự cố là hệ thống ghi nhận bằng hồ sơ, theo dõi và xác định xu hướng của tất cả các sự cố, các tình huống xung quanh những sự cố đó để quản lý các sự cố một cách phù hợp nhằm kịp thời thực hiện quản lý rủi ro - nguy cơ và cải tiến chất lượng hiệu quả.

 

Quản lý sự cố là qui trình có tính hệ thống nhằm nhận diện sự cố - rủi ro; báo cáo sự cố rủi ro; phân tích sự cố - rủi ro, đề xuất kế hoạch khắc phục - giải quyết; triển khai kế hoạch; theo dõi giám sát việc hoàn tất các kế hoạch đã đề xuất.

 

Sự cố là sự việc xảy ra ngoài hoạt động bình thường của một cơ sở cung cấp dịch vụ y tế hoặc hoạt động chăm sóc thông thường cho một người bệnh cụ thể.

 

-Người bệnh té ngã.

-Ra chỉ định không hoàn chỉnh gây tác dụng bất lợi cho người bệnh.

-Tổn thương do kim đâm / phơi nhiễm dịch cơ thể.

-Lỗi dùng thuốc.

-Bỏ sót thuốc.

-Thuốc không có sẵn.

-Nhận dạng sai người bệnh.

-Dán sai nhãn mẫu xét nghiệm.

-Phẫu thuật sai bệnh nhân hoặc sai vị trí.

 

Sự cố đặc biệt nghiêm trọng (sentinel event) là sự cố gây chết hoặc gây tổn thương nghiêm trọng về mặt thể chất / tinh thần không mong muốn hoặc không được tiên lượng trước cho người bệnh hay có thể dẫn đến những rủi ro khác từ các sự cố đó.

 

Cụm từ “những rủi ro khác từ các sự cố đó” gồm những sai biệt so với qui trình mà nếu tái diễn sẽ có thể dẫn đến khả năng xảy ra tác động bất lợi mang tính nghiêm trọng cao.

89

Sự cố đặc biệt nghiêm trọng có thể tác động không tốt đến danh tiếng của tổ chức cung cấp dịch vụ y tế. Những sự cố này được gọi là “đặc biệt nghiêm trọng” vì đó là dấu hiệu cho thấy cần phải điều tra và có phản ứng ngay lập tức.

 

Ví dụ: tử vong không rõ nguyên nhân hoặc không mong muốn; phẫu thuật sai vị trí, truyền máu sai, người bệnh tự tử...

 

Sự cố sai biệt (variance) là một sự việc xảy ra không giống như mong đợi, nguyên nhân là do không tuân thủ các chính sách, qui trình, qui định... của cơ sở cung cấp dịch vụ y tế. Ví dụ về sự cố sai biệt: hút thuốc không đúng khu vực qui định.

 

Sự cố suýt xảy ra (near miss) là sự cố hoặc tập hợp các tình huống chưa gây nguy hiểm hoặc tổn thương trên thực tế nhưng có khả năng xảy ra và gây nguy hiểm hay tổn thương cho người bệnh hoặc nhân viên. Ví dụ về sự cố suýt xảy ra gồm: cấp phát sai thuốc nhưng bệnh nhân chưa sử dụng; thiết bị đang sử dụng không an toàn / không hoạt động.

 

Nhân viên chứng kiến hoặc nhận biết sự cố có trách nhiệm báo cáo sự cố ngay tại thời điểm nhận biết sự cố, nếu không thể báo cáo ngay thời điểm ấy, thì cũng phải báo cáo sớm nhất có thể.

 

Sự cố nghiêm trọng và sự cố đặc biệt nghiêm trọng phải được báo cáo ngay bằng lời cho trưởng khoa/phòng liên quan ngoài việc báo cáo bằng phiếu báo cáo sự cố vào hệ thống.

 

Người phát hiện sự cố hoặc người biết nhiều nhất về sự cố sẽ điền phiếu báo cáo sự cố.

 

Tất cả các phiếu báo cáo sự cố phải được điền đầy đủ gồm thông tin theo mẫu qui định.

 

Thông tin thích hợp là chìa khóa để tìm hiểu quá trình và nguyên nhân xảy ra sự cố, vì vậy, nhân viên cần cung cấp càng nhiều thông tin càng tốt.

 

Báo cáo sự cố cần khách quan, trung thực và chuyên nghiệp. Tránh những ý kiến cá nhân hoặc nhận xét chủ quan.

 

Phiếu báo cáo sự cố được gửi vào hệ thống quản lý sự cố của cơ sở cung cấp dịch vụ y tế theo đúng qui định. Không lưu phiếu báo cáo sự cố trong hồ sơ bệnh án của người bệnh.

 

-Người báo cáo.

-Thời điểm xảy ra sự cố (ngày-giờ).

-Địa điểm xảy ra sự cố.

-Đối tượng chịu ảnh hưởng bởi sự cố.

-Mô tả sự cố.

-Hành động tức thời.

 

Trưởng khoa/phòng hoặc bộ phận sau khi được biết về sự cố phải xem xét các hành động khắc phục tức thì đã được thực hiện có phù hợp chưa và điều chỉnh nếu cần thiết. Nếu sự cố có liên quan đến người bệnh, bác sĩ phụ trách điều trị cho người bệnh đó phải được thông báo kịp thời.

 

Nếu không thể liên lạc được với bác sĩ điều trị hoặc người được chỉ định, bác sĩ phòng cấp cứu sẽ ưu tiên chăm sóc y khoa cho người bệnh.

 

Phải điều tra tất cả các sự cố và xác định các yếu tố cấu thành (nếu có). Tất cả các sự cố đặc biệt nghiêm trọng và các sự cố cho thấy có “nguy cơ cao” phải được điều tra bằng cách sử dụng qui trình phân tích nguyên nhân gốc (RCA) và phải có thời hạn hoàn thành điều tra bởi một đội điều tra được thành lập tùy thuộc vào từng sự cố.

 

Các sự cố có mức độ rủi ro vừa phải và thấp phải được các trưởng khoa/phòng hoặc trưởng bộ phận điều tra. Trưởng khoa/phòng hoặc trưởng bộ phận phải điều tra sự việc khi mới xảy ra sự cố để xác định các yếu tố nguyên nhân, các yếu tố cấu thành và đề xuất giải pháp phòng ngừa trong tương lai.

 

Sau khi có kết quả điều tra và kết luận sau cùng cho sự cố, kế hoạch hành động và giải pháp sẽ được đề xuất để ngăn ngừa không cho sự cố xảy ra nữa và cải tiến hoạt động của bệnh viện.

 

Đối với sự cố đặc biệt nghiêm trọng và sự cố có nguy cơ cao, phải có một kế hoạch hành động cụ thể do đội điều tra đề ra.

 

Kế hoạch hành động sẽ được nhanh chóng triển khai và các trưởng khoa/phòng hoặc trưởng bộ phận phải kiểm tra để đảm bảo các hành động khắc phục phù hợp đã được tiến hành.

 

Phải có một nhân viên quản lý tất cả các sự cố tại bệnh viện, đánh số sự cố và cập nhật vào danh mục báo cáo sự cố.

 

Nhân viên quản lý sự cố phải đánh giá mức độ rủi ro của sự cố dựa vào mức độ nghiêm trọng và tần suất hoặc khả năng tái diễn của sự cố.

 

Nhân viên quản lý sự cố phải nỗ lực thu thập tất cả các thông tin về sự cố nhằm đảm bảo ghi nhận và hiểu toàn bộ tính chất của sự cố. Xác định các yếu tố nguyên nhân và các yếu tố cấu thành là điều đặc biệt quan trọng vì mục tiêu chung là ngăn chặn sự cố tương tự tái diễn.

 

Kế hoạch hành động được đề xuất sau khi điều tra xong phải được nhân viên quản lý sự cố hệ thống hóa và theo dõi cho đến khi hoàn tất hết các hành động đó mới đóng (kết thúc) sự cố.

 

Nhân viên quản lý sự cố phải chuẩn bị báo cáo để trình bày cho ban giám đốc và ban cải tiến chất lượng và an toàn người bệnh, báo cáo phải gồm các thông tin sau:

-Danh sách sự cố mới, phân loại.

-Đánh giá mức độ rủi ro.

-Tình hình điều tra sự cố.

-Tình hình các kế hoạch hành động.

 

 

Trong buổi báo cáo, ban giám đốc và ban cải tiến chất lượng và an toàn người bệnh có thể thảo luận các báo cáo dữ liệu tổng hợp gồm các kết quả điều tra và cải tiến để định hướng, xác định ưu tiên và đề nghị cho các hoạt động cải tiến chất lượng, an toàn người bệnh, giảm thiểu nguy cơ, rủi ro...

 

Sự thành công của qui trình quản lý sự cố phụ thuộc vào việc kết quả điều tra và các cải tiến đã thực hiện nhằm hạn chế sự cố tái diễn có được phản hồi kịp thời cho đội ngũ nhân viên hay không. Cung cấp thông tin phản hồi về kết quả điều tra và các hành động khắc phục sẽ giúp cải tiến chất lượng cung cấp dịch vụ, hạn chế tái diễn sự cố cho nhân viên và người bệnh / gia đình bệnh nhân.

 

Nội dung quản lý sự cố phải có trong chương trình họp thường xuyên của các khoa phòng, phòng ban. Phải có sự công nhận các cải tiến có kết quả tốt đã được xác định trong quá trình phản hồi.

 

Phiếu báo cáo sự cố là tài liệu bảo mật và chỉ được sử dụng nhằm mục đích cải tiến chất lượng chăm sóc. “Không tiết lộ” phiếu báo cáo sự cố để sử dụng cho mục đích pháp lý.

 

Khi vào một cơ sở y tế để khám chữa bệnh, cái vốn quí giá nhất của người bệnh là sức khỏe được ủy thác cho các thầy thuốc, đổi lại, người bệnh luôn mong đợi và kỳ vọng được chăm sóc và điều trị một cách an toàn và có chất lượng. Vì vậy, bảo đảm an toàn cho người bệnh là trách nhiệm của mọi cơ sở y tế, mọi người lãnh đạo bệnh viện và cũng là sứ mệnh của mọi thầy thuốc, mọi nhân viên y tế.

 

Mục tiêu đầu tiên để bảo đảm sự an toàn cho bệnh nhân là không làm hại bệnh nhân. Vì vậy, hệ thống quản lý sự cố và rủi ro tại bệnh viện là không thể thiếu. Cần có qui trình báo cáo, điều tra các sự cố đã xảy ra đặc biệt là các sự cố suýt xảy ra để nhận biết các nguy cơ, rủi ro tiềm tàng, để có hành động giải pháp khắc phục bảo đảm không cho sự cố tiếp tục lặp lại cũng như ngăn chặn được những sự cố có nguy cơ rình rập gây hại cho người bệnh.

 

Ngoài ra, một hệ thống quản lý sự cố rủi ro hoạt động hiệu quả sẽ giúp cung cấp các thông tin hữu ích để định hướng, xác định ưu tiên và đề nghị cho các hoạt động cải tiến chất lượng, an toàn người bệnh, giảm thiểu nguy cơ, rủi ro tại bệnh viện một cách hiệu quả.

 

 

1. Sai sót y khoa và văn hóa buộc tội - ThS Nguyễn Trọng Khoa

2. Giảm thiệu sự cố y khoa trong bệnh viện - Ths Phạm Đức Mục

3. Làm thế nào hạn chế thấp nhất tai biến điều trị xảy ra trong bệnh viện - TS.BS Tăng Chí Thượng

4. Nếu so sánh - hãy so sánh công bằng - BS Huyên Thảo

5. Quy trình quản lý sự cố rủi ro - BV Mỹ Phước

6. Quy trình quản lý sự cố rủi ro - BV Nhi Đồng Cần Thơ

7. Bài giảng Quản lý sự cố rủi ro ở BV Từ Dũ - ThS Phạm Thanh Hải

8. Phiếu báo cáo sự cố và Sổ theo dõi sự cố rủi ro - BV ĐK Đức Giang 

9. Quy trình và chính sách Quản lý sự cố rủi ro- BV Thống Nhất Đồng Nai

10. Quản lý rủi ro bệnh viện theo hướng tiếp cận COSO và ISO 31000 - Nguyễn Thị Kiều Hoa - Tập Đoàn Y Khoa Hoàn Mỹ