Xây dựng hệ thống thông tin cho bệnh viện, một vài lưu ý

 

1. Phân tích hệ thống, chuẩn hóa quy trình vận hành, quy trình chuyên môn trước hay hệ thống thông tin có trước.

 

Thông tin là một cấu phần quan trong quá trình vận hành của một bệnh viện. Rất nhiều sự kém hiệu quả, sai sót y khoa gây ra do những điểm nghẽn thông tin, hoặc sự chia sẻ thông tin không được thiết kế trước.

 

Cho nên, các bệnh viện nên:

 

- Bước 1: Phân tích hệ thống vận hành, các khoa phòng chức năng, các quá trình phối hợp công việc chính, đặc biệt là các quy trình chuyên môn quan trọng, chủ lực.

 

- Bước 2: Phân tích các dòng chảy thông tin, nhu cầu thông tin, đầu vào đầu ra thông tin, ai khởi tạo, ai tiếp nhận... Đặc biệt là xác lập các “nghĩa vụ” cung cấp thông tin và “quyền sử dụng” thông tin một cách chính thức, và có quy chế được ban hành bằng văn bản. Nhận thức và thói quen của con người là vô cùng quan trọng ở bước này. Hệ thống thông tin sẽ bất lực khi không có thông tin! Cho nên phải đánh giá và có giải pháp thay đổi nhận thức thói quen con người ngay từ giai đoạn phân tích, thiết kế hệ thống.

 

- Bước 3: data là tài sản, nhưng như thế nào là data và cái nào có giá trị thì cần phải có sự hiểu biết và tầm nhìn, cho nên các nhà chuyên môn y tế phải ngồi lại để thảo luận một bảng hệ thống hóa các loại dữ liệu master data, và cấu trúc data center mà bệnh viện mình cần phải có, cho hiện tại và tương lai (phục vụ cho việc khai thác phân tích sau này). Phải sẳn sàng cho sự lưu trữ và mở rộng trong tương lai (sẽ đến rất nhanh).

 

- Bước 4: phân tích kỹ thuật hệ thống thông tin và hạ tầng thông tin. Thuộc về phần cứng, hệ thống bảo mật, an toàn, bảo vệ thông tin…

 

- Bước 5: xây dựng các bản phát thảo hệ thống quá trình (process blueprint), và lập trình. Bản chất của phần mềm thông tin là số hóa dòng chảy thông tin, tự động hóa việc thu thập dữ liệu, truy suất báo cáo. Nên, phải chạy mô phỏng dòng chảy thông tin trên giấy trước khi số hóa, nếu không sẽ rất mất thời gian chỉnh sửa. Phải ngồi lại để đặt hàng các nhu cầu báo cáo, sàng lọc, ưu tiên các thể loại báo cáo…Các dự án CNTT “bỏ của chạy lấy người” nhiều là vì bước này không chịu làm trên giấy trước. Không chịu phân tích nhu cầu trước. Đụng đâu làm đó, tình huống phát sinh liên tục.

 

- Bước 6: test từng module, đổ data, kết nối, chuyển data, test hệ thống, nghiệm thu từng phần…

 

- Bước 7: quyết định thời điểm vận hành chính thức và chuyển đổi. Nên lưu ý rằng, chỉ vận hành chính thức khi CON NGƯỜI đã sẳn sàng.

 

- Bước 8: khắc phục lỗi, và viết các hướng dẫn cho những lỗi thường gặp.

 

- Bước 9: chuyển giao hệ thống cho đội CNTT của bệnh viện cả phần mềm và phần cứng.

 

Trong 9 bước trên thì bước 1, 2, 3, 5 rất thường bị bỏ qua và đó là các bước rất quan trọng của của bệnh viện, quyết định 80% thành công của một dự án CNTT.

 

Bước 4 là bước người ta chú ý nhiều nhất, vì nó liên quan đến tiền nhiều. Phàm, ở đời, mua cái gì đó hữu hình (cái máy, cái xe,…) cảm thấy sướng hơn cái thứ vô hình. Nhưng mà, hệ thống thông tin thì cái vô hình quyết định 80% sự thành công. Cho nên, nghịch lý là tâm trí thường dành nhiều thời gian sức lực cho cái 20%, xong rồi thất bại.

 

Những bước còn lại thuộc về chuyên môn CNTT.

 

Giống như xây một căn nhà, chủ nhà có thể không biết gì về kết cấu xây dựng, nền móng, bê tông cốt thép. Nhưng chủ là phải làm chủ ở các bước thuộc về thiết kế cái nhà mình, vì mình là người sử dụng nó trong tương lai.

 

Xin lưu ý rằng, xây dựng hệ thống thông tin không phải là trách nhiệm của Bộ phận CNTT mà nó là một đại dự án tổng thể của bệnh viện, nó phải có một ban quản lý dự án với sự chỉ huy ít nhất là của một phó giám đốc. Và những người tham gia vào đây không phải là đại diện khoa phòng theo kiểu “mặt trận” mà phải là người có khả năng khảo sát, phân tích, xây dựng hệ thống.

 

Đừng nghĩ rằng hệ thống thông tin bệnh viện không liên quan gì với hệ thống quản lý chuyên môn của bệnh viện. Giá trị lớn nhất của hệ thống thông tin là nó có giúp các quy trình vận hành và quy trình chuyên môn hiện thức hóa được một cách hiệu quả hay không. Cho nên, khối chuyên môn rất cần thiết tham gia vào dự án thông tin ngay từ đầu, càng sớm càng tốt và đóng vai trò quyết định về master data, và các report.

 

Tôi rất rất ngạc nhiên khi có nhiều bệnh viện triển khai hệ thống thông tin nhưng khối chuyên môn “không nghe, không biết, không hiểu, không liên quan…chừng nào người ta làm xong người ta chuyển giao rồi dùng. Trời đất, giống như anh xây một căn nhà để ở, người ta xây xong bảo anh vào ở đi, sướng khổ ra sao anh tự chịu, sao lại có chuyện đó nhỉ?

 

2. Lựa chọn một đơn vị xây dựng hệ thống thông tin nên lưu ý đánh giá cái gì?

 

Không cần phải nói, kinh nghiệm, là suy nghĩ đầu tiên và đó là cái bẫy chết người. Họ đã làm được ở đâu, bao nhiêu bệnh viện, tới xem nơi đó họ làm thế nào, rồi đánh giá được được, khen khen, chê chê….bla bla…rồi tới báo giá…rồi chết tiếp.

 

Một đơn vị xây dựng hệ thống thông tin chuyên nghiệp đầu tiên là một đơn vị TƯ VẤN QUẢN LÝ CHUYÊN NGHIỆP, nghĩa là phải giúp tư vấn cho bệnh viện làm bước 1, 2,3, 5 thật tốt? Nếu đơn vị nào không giúp được bệnh viện làm 4 bước 1,2,3, 5 tốt. Tôi khuyên các vị loại ngay lập tức cho dù họ lớn cỡ nào, đã làm bao nhiêu nơi.

 

Đương nhiên là làm với đơn vị “lớn”, nhiều kinh nghiệm thì giảm được cái rủi ro chính trị. Nhưng chuyện gì có thể xảy ra:

 

Nhiều khả năng, họ chỉ đơn giản là bê cái hệ thống ở đâu đó đến ịn lên cái bệnh viện của bạn, sửa sửa chút chút cho nó chạy coi được được là xong, và mọi rắc rối, phiền hà và trách nhiệm sẽ đến khi họ “rút dù”. Rồi cả cái bệnh viện của bạn sẽ cuống cuồng với cái hệ thống mà ở đâu đó họ ịn lên cho bạn. Có rất nhiều thứ bạn cần, không có, có rất nhiều thứ chả biết để làm gì…

 

3. Lời kết

 

Trên 50 bệnh viện mà tôi đã từng đi đến, vì tôi là người làm vận hành, nên hệ thống thông tin của bệnh viện là công cụ hữu ích hay đóng rác, tôi là người nghe “đầy lỗ tai”. Trong y tế, có đơn vị, mà tui chưa nghe nơi nào nói tốt về họ bao giờ, nhưng họ vẫn “thắng thầu liên tục”…Nếu tiếp tục chạy theo cái kiểu đấu thầu “từ trên xuống” thì các đóng rác phải dọn này sẽ rất rất là nhiều và rất mệt mỏi. Nhưng thôi, ta không bàn chuyện đó ở đây, vì nhiều người sẽ không vui. Trời kêu ai nấy dạ.

 

Chỉ xin lưu ý rằng, thước đo của một hệ thống thông tin là hiệu quả khi:

 

- Các quá trình vận hành, các quá trình chuyên môn được hỗ trợ một cách hiệu quả. Giảm được rất nhiều các bước làm việc thủ công ghi chép. Dòng chảy thông tin liên tục, tức thời, sử dụng được, tin cậy à giảm được sức người, giảm chi phí vận hành, giảm được sự chờ đợi, giảm sai sót…

 

- Các báo cáo thông thường cần là có, và tức thời, mọi lúc mọi nơi.

 

- Dữ liệu luôn sẳn sàng, tin cậy, ít rác, ít phải tốn công làm sạch.

 

- Người dùng cảm thấy hài lòng vì nó dễ dùng và hữu ích.

 

Đó là những nền tảng cơ bản nhất, làm được những chuyện này sẽ đặt nền móng cho những chuyện xa hơn, phức tạp hơn.