Cải tiến hoạt động lưu trữ HSBA

Trước đây, hồ sơ bệnh án được lưu trữ theo số vào viện, sắp xếp chia theo khoa, nhưng các khoa đưa bệnh án lên không đều dẫn đến tình trạng bệnh án ứ đọng kho lưu trữ phải nhắc nhở và chờ các khoa đưa bệnh án lên. 

 

Khi các khoa đã đưa lên cùng một lúc dẫn đến kho quá tải, việc lưu trữ nhầm rất thường xuyên do các yếu tố khách quan và cả chủ quan, vì số lưu trữ cũng là số vào viện nên khi cần lấy thì trường hợp những bệnh án không có lúc đó cũng không biết là đã lưu rồi hay chưa, khâu lưu kho phải mất 6 người và mất rất nhiều thời gian phải làm thêm ngoài giờ chỉ để sắp xếp và phân loại: 1 người lưu bệnh án tai nạn, 2 người chia số (từ 1000 bệnh án phân ra theo hàng trăm, từ hàng trăm ra hàng chục, từ chục ra từng bó), 1 người cột bó lại, 1 người lưu bệnh án ngoại trú, 1 người lưu phim. 

 

Bên cạnh đó, một vấn đề rất được quan tâm hiện nay của hầu hết các bệnh viện chúng ta là bảo hiểm y tế kiểm tra hồ sơ bệnh án, thì với việc quản lý không tốt dẫn đến không tìm được bệnh án và bị xuất toán là điều hiển nhiên – điều này liên quan đến cuộc sống của chúng ta rất lớn. Đối với bệnh viện mình khi Bảo hiểm vào kiểm tra thì phải nhờ đến 10 nhân viên các khoa lên giúp tìm kiếm bệnh án nhưng càng thêm rối mà cũng không hiệu quả. 

 

Từ thực tế trên, bệnh viện mình cải tiến như sau: tất cả các bệnh án phải trả về khoa trong vòng 48h sau khi bệnh nhân xuất viện, mỗi 1 bệnh án có 1 số lưu trữ và nhập máy hoàn toàn nên khi cần kiểm tra chỉ cần tìm trên máy nếu bệnh án có số lưu trữ là biết đã lưu kho rồi còn không thì chưa lưu, khi được 20-25 bệnh án thì bó lại thành 1 phông ngay không cần chờ cuối tháng rồi mới lưu kho nên không bị tồn đọng bệnh án. Như vậy lúc trước cải tiến cần khâu lưu trữ cần 6 người thì bây giờ giảm còn 3 người trong đó: 1 người ra số, 1 người bó cột theo phông, 1 người vận chuyển. 

 

Khi Bảo hiểm kiểm tra cần bao nhiêu bệnh án thì kho vẫn đảm bảo đủ và đúng giờ (trung bình nếu yêu cầu 500-600 bệnh án thì kho sẽ cung cấp ngay trong vòng 4 tiếng). Không những thế khi có yêu cầu lấy bất kỳ bệnh án nào thì kho vẫn cung cấp được cho bên đề nghị.