5S và cải tiến chất lượng

Lâu nay, cứ thấy cái gì có ý nghĩa cho bệnh nhân và/hoặc bệnh viện mà sự phấn đấu có thể với tới được thì mình tập trung vào làm, và lẽ dĩ nhiên là kéo cả guồng máy của Bệnh viện cùng tham gia. Mình không để ý lắm đến các thuật ngữ "quản lý chất lượng" và "5S". Thành ra, vài năm nay việc xúc tiến các mảng này mình giao cho anh phó giám đốc đảm nhiệm. Anh này là người năng nổ và có tâm nên mình yên tâm. Ảnh có đề xuất gì thì mình cũng đồng ý và yên tâm là mảng này sẽ tốt, thành ra trong thâm tâm nghĩ là không cần phải lo đến nó nữa. 

 

Đến 1 ngày của năm ngoái, ảnh bước vào phòng làm việc của mình và nói: "Sếp, theo quy định, mình phải triển khai 5S toàn bệnh viện. Sếp có đồng ý không?". "Đồng ý chớ, mà sao vậy?". "Nếu sếp đồng ý thì cả cái bàn làm việc của sếp cũng phải gọn gàng chớ nếu không là không đạt". Sau đó bạn ấy nói 1 mạch 5S là cái gì gì đó của Nhật, gồm những gì đó y chang như vừa rồi mình đọc được trong cuốn "Y tế tinh gọn.." của bạn Trần Đặng Minh Trí (Dimitry Tran) biên soạn. Mình nói Ok. Cần thì làm thôi. 

 

Vài ngày sau cái bàn của mình gọn. Vài tháng sau nó vẫn còn gọn. Mình cảm thấy sướng sướng. Bệnh viện mình thỉnh thoảng có tham quan, trao đổi với các bệnh viện bạn ở Pháp, Đài Loan nên học hỏi được ở họ kha khá. Họ cũng nói đến 5S và QLCL. Thành ra mình tự nhủ là kể từ năm 2017 phải đầu tư thêm vào mảng này. Trùng thời điểm đó, Linh Phan ghé thăm Bệnh viện mình và kể từ đó mình được kết nối với Câu lạc bộ.

 Mình chưa có nhiều thời gian tìm tòi đọc mấy các stt và tài liệu ở thẻ Files của website. Tuy nhiên, chỉ lướt qua đã thấy các vấn đề mà các thành viên share hoặc đặt câu hỏi rất hay, thiết thực, và có tâm với bệnh nhân và công việc. Điều này rất đáng trân trọng. 

 

Thấy chủ đề của buổi Hội thảo là Y tế tinh gọn, 5S, 7E nên mình tải những tài liệu này về đọc trước. Mình rất ấn tượng với cuốn sách mà bạn Trí biên soạn. Nếu bạn chỉ đơn thuần dịch không thôi thì mình không hiểu hết các bài học trong đó. Nhờ các phân tích chuyển hoá của bạn kèm các ví dụ rất Việt Nam hoặc gần gũi với Việt Nam nên nội dung dễ tiêu hoá hơn rất nhiều. Mặc dù rất bận nhưng mình phải dành 2 ngày để đọc cho hết cuốn sách đó. Rất cám ơn bạn Trí đã chia sẻ cuốn sách với mọi người! 

 

Tuy nhiên, có 1 điểm mình vẫn chưa hiểu: tại sao 5S là 1 công cụ làm việc nhóm hiệu quả? Nhờ bạn Trí và/hoặc ai đó giải thích giùm mình.

Trên diễn đàn, cũng như tại buổi Hội thảo, mình nghe rất thường xuyên băn khoăn của các thành viên: làm sao để lãnh đạo hiểu và ủng hộ mảng QLCL? (tuy rằng lãnh đạo của các bạn đã thành lập Phòng/Tổ QLCL và giao cho các bạn quản lý). Hôm đó anh Ngô Đinh Dũng có giới thiệu cho chúng ta 1 công cụ rất hay để thuyết phục sếp: đó là công cụ CHIPS. Với vị trí là giám đốc của 1 Bệnh viện, mình hoàn toàn đồng ý về hiệu quả của CHIPS nếu như nhân viên áp dụng CHIPS với mình. Đồng thời ngược lại, mình cũng hay áp dụng 1 phần của cách thức này (1 phần là bởi vì chưa hề biết CHIPS cho đến khi gặp anh Dũng) với nhân viên và đồng nghiệp của mình. Khi muốn triển khai 1 việc mới mà đa số nhân viên không hiểu thì nên áp dụng CHIPS để nhân viên hiểu và thực hiện.

Mình nghĩ rằng nếu thấy việc gì có thể cải tiến được thì các bạn mạnh dạn đề xuất với sếp của bạn chứ đừng e ngại vì phần lớn sếp đều thích thấy và được làm việc với những nhân viên như thế. Mình thích 1 câu được viết trong cuốn sách của bạn Trí: "TPS dạy cho mỗi nhân viên cách tạo ra cải tiến chứ không để họ “tự do sáng tạo”. Tuy nhiên, nếu thấy việc cải tiến của các bạn là hay, là ý nghĩa mà sếp vẫn chưa quan tâm hay áp dụng thì đừng vội nản lòng mà giảm đi sự nhiệt huyết. Có thể là sự cải tiến đó không nằm trong định hướng phát triển của người sếp, có thể người sếp đang bận tâm về những điều gì khác mà chưa chú ý đến đề xuất cải tiến của bạn, cũng có thể là người sếp chưa hiểu được. Cần phải có thời gian. Giống như 15 bậc thang của LEAN vậy!!! Đi hết 11 bậc mà mới được mức số 0 à. Bạn Trí "hành hạ" người ta quá! Không biết mình sẽ đi được mấy bậc đây.

 

 

Trong Hội thảo, 1 số anh chị có nhắc đến trưởng khoa như 1 vị vua. Các anh chia sẻ kinh nghiệm là nếu trưởng khoa không ủng hộ cải tiến thì nhân viên cũng sẽ không thực hiện luôn. Và các anh mách nước là hãy bắt đầu từ trưởng khoa/phòng trước. Kinh nghiệm của mình: nếu trưởng khoa/phòng mà ủng hộ thì quá may mắn. Thế nhưng, nếu trưởng khoa/phòng không ủng hộ (vì chưa tin rằng việc cải tiến sẽ mang lại hiệu quả chớ không phải vì sự tiêu cực gì khác) thì chúng ta giải quyết thế nào? Mình thường thí điểm với các bạn trẻ trước. Vì sao? Vì các bạn trẻ năng động, có nhiều nhiệt huyết và còn nhiều khao khát cống hiến cho xã hội. Những anh chị thâm niên nếu cảm thấy hứng thú muốn tham gia thì quá mừng vì họ có kiến thức, kinh nghiệm và mời cùng tham gia. Áp dụng công cụ CHIPS bắt đầu từ đây. Mình luôn đồng hành với các bạn ấy trong quá trình thí điểm. Sử dụng đúng chỗ, đúng lúc các kỹ thuật động viên, chia sẻ, khích lệ, khen thưởng... mà các chuyên gia đã chia sẻ. Điều này là tối quan trọng vì trong công việc luôn phát sinh các cảm xúc đa sắc thái. Và ai cũng cần được chia sẻ cảm xúc. Cũng phải vững vàng về mặt tinh thần những lúc thất bại vì đâu phải lúc nào ý tưởng hay cũng dẫn đến thành công. 

 

 

Cuối cùng, các chuyên gia có hỏi 1 câu: chất lượng là gì? Câu trả lời của mình: chất lượng là sự cải tiến liên tục. Không biết có gì chưa chính xác nhờ các chuyên gia và các thành viên chỉ giáo.

Xin chân thành cám ơn 2 bạn Linh Phan, bạn Phan Lan Viên đã tổ chức buổi Hội thảo. Xin cám ơn các anh chuyên gia đã bỏ thời gian quý báu của các anh để đến chia sẻ với mọi người và cám ơn các anh chị đã góp phần tạo ra không khí sôi nổi cho Hội thảo. Hy vọng sẽ được gặp lại các anh chị trong những buổi hội thảo tương tự.

 

Xem thêm:

1. Tổng hợp toàn bộ các bài viết về chủ đề 5S trên CLB QLCL-ATNB

2. Hội thảo Áp dụng LEAN vào BV và Cải tiến lãnh đạo theo Phương pháp 7E