Phần lớn chúng ta đang soạn thảo tài liệu bằng các công cụ của Microsoft Office là Word, Excel và PowerPoint. Tuy nhiên việc soạn thảo trên Microsoft Office có một số nhược điểm như sau:
- Không có tính liên tục vì làm việc online, nghĩa là chỉ làm được trên một máy tính đang sử dụng. Nếu muốn làm trên máy tính khác thì phải chuyển dữ liệu bằng nhiều hình thức như thông qua thiết bị lưu trữ, thông qua email, thông qua chia sẻ mạng LAN...
- Tài liệu được soạn thảo lưu trữ trên ổ cứng máy tính, bất tiện và thiếu an toàn. Trong quá trình soạn thảo phải thường xuyên chọn thao tác lưu để đề phòng sự cố mất dữ liệu đã soạn trước đó chưa kịp lưu trữ. Khi Ổ cứng hỗng dễ bị mất dữ liệu lưu trữ.
- Chuyển từ chữ thường sang chữ IN hoặc ngược lại phải sử dụng công cụ hỗ trợ khác vì sử dụng Microsoft Office khi chuyển đổi hay bị lỗi font chữ.
- Chưa có công cụ kiểm tra chính tả Tiếng Việt.
- Microsoft Office các phiên bản sau năm 2003: giao diện cầu kỳ, với nhiều chức năng ít sử dụng dễ khiến người mới dùng cảm thấy choáng ngợp, khiến những người mới dùng khó tiếp cận.
- Không hỗ trợ làm việc nhóm (nhiều người không làm trên cùng 1 tập tin được).
Những hạn chế nêu trên có thể khắc phục bằng Google Docs.
Google Docs là bộ công cụ làm việc trực tuyến miễn phí của Google. Google Docs có đầy đủ chức năng giúp người dùng có thể soạn thảo tài liệu hoàn chỉnh như Word, Excel và PowerPoint đó là Google tài liệu, Google trang tính và Google trang trình bày.
Theo Mình thì Google Docs có nhiều tính năng độc đáo hơn nhiều so với Microsoft Office. Soạn thảo tài liệu trên Google Docs có một số ưu điểm vượt trội hơn soạn thảo trên Word, Excel và PowerPoint như sau:
Tiện lợi, dễ sử dụng, đảm bảo được tính liên tục khi sử dụng (thích hợp cho ACE "không thích ngồi 1 chỗ làm việc"):
+ Làm việc trực tuyến, lưu trữ trực tuyến (trên Google Drive), do đó đảm bảo tính liên tục, tiện lợi cho người dùng. Người dùng có thể sử dụng tài liệu của mình bất cứ nơi nào có máy tính bàn, máy tính bảng, laptop hoặc có Smartphone kết nối internet.
+ Giao diện đơn giản, bằng tiếng Việt nên người dùng dễ sử dụng. Các hướng dẫn cũng có sẵn dễ mở, không cần lên Google để tìm kiếm như các phần mềm khác. Mặt khác, giao diện bố trí các công cụ, các tệp lệnh đơn giản, không cầu khi như Microsoft Office.
An toàn:
+ Tự động lưu, tài liệu soạn đến đâu sẽ được lưu trữ đến đó (lưu trữ trong thời gian thực), không sợ mất dữ liệu do sự cố chưa kịp lưu. Có thể phục hồi được dữ liệu nếu trong quá trình soạn thảo bị xóa nhầm hoặc xóa có chủ đích.
+ Thông qua lệnh “Lịch sử phiên bản”, người dùng có thể phục hồi được tài liệu của các lần làm việc trước (Microsoft Office không có chức năng này).
+ Lưu trữ an toàn trên tài khoản Google Drive, không sợ mất dữ liệu khi ổ cứng, hay máy tính bị hỏng.
Có nhiều lệnh, công cụ hỗ trợ rất hữu ít:
+ Công cụ kiểm tra chính tả tương đối hoàn hảo, có thể phát hiện lỗi chính tả, lỗi đánh máy, lỗi chữ sai nghĩa trong câu…
+ Chèn ký tự đặc biệt dễ dàng hơn Microsoft Office vì người soạn thảo có thể vẽ hình để tìm ký tự đặc biệt.
+ Chuyển từ chữ thường sang chữ IN không bị lỗi Font như Word.
+ Có thể chuyển file sang nhiều định dạng như: docx, pptx, pdf, txt,...
+ Tạo những liên kết trực tuyến rất tiện lợi khi soạn thảo và trình chiếu.
+ Công cụ trộn thư có thể gửi email trực tiếp. Microsoft Office có công cụ trộn thư nhưng không gửi email trực tiếp được.
+ Đặc biệt là tính năng soạn thảo văn bản bằng giọng nói, hỗ trợ người dùng nhập tài liệu thông qua nội dung được thu âm trực tiếp giúp người dùng tối ưu hóa năng suất và thời gian làm việc. Tính năng này cũng được xem là ưu điểm của Google Docs so với các phần mềm soạn thảo văn bản khác, kể cả là Microsoft Office.
+ Tính năng hỗ trợ làm việc nhóm (cho phép nhiều người soạn thảo, sửa chữa, góp ý... một văn bản). Và có thể theo dõi công việc của từng người trong nhóm.
+ Cung cấp chế độ làm việc ngoại tuyến: Chế độ làm việc ngoại tuyến của Google Docs cho phép bạn soạn thảo, chỉnh sửa và lưu tài liệu ngay cả khi bạn đang ngoại tuyến và không kết nối mạng Internet.
- Hiệu quả về kinh tế: Do tài liệu lưu trữ trực tuyến, nên giảm chi phí trang bị các ổ cứng lưu trữ dung lượng lớn, không cần trang bị các USB để lưu tạm, di chuyển tài liệu.
* Bên cạnh những ưu điểm, soạn thảo với văn bản với Google docs còn một số hạn chế như sau:
- Khó làm việc được nếu không có kết nối internet.
- Khi đăng nhập tài khoản Google lỗi nhiều lần dẫn đến tài khoản bị khóa tạm thời không cho đăng nhập (đây là chức năng bảo mật của google).
- In tài liệu trực tiếp hay bị lỗi.
*Giải pháp khắc phục:
+ Cài đặt chế độ làm việc ngoại tuyến tài khoản Google.
+ Tạo thêm một tài khoản Google dự phòng để nhận dữ liệu chia sẻ từ tài khoản chính thức. Khi tài khoản chính thức bị khóa tạm thời thì có thể dùng tài khoản dự phòng để mở tài liệu được lưu trữ trong tài khoản chính thức. Lưu ý khi chia sẻ dữ liệu chọn chức năng chia sẻ “Người chỉnh sửa”.
+ Không nên in tài liệu trực tiếp từ Google docs, nên tải xuống với định dạng pdf và in từ tài liệu pdf này.
.png "Logo")
(2).jpg)
.jpg)
