#10 - HỒ SƠ BỆNH ÁN TRONG BỆNH VIỆN - CÁCH THỨC CẢI TIẾN VIỆC SẮP XẾP HSBA NHƯ THẾ NÀO CHO PHÙ HỢP?

 

Trong quá trình đi triển khai 5s, tôi ghi nhận tại Bệnh viện thường có các loại hồ sơ bệnh án như sau: HSBA ngoại trú tại khoa khám, Hồ sơ bệnh án nội trú (Bệnh án đang nằm viện, bệnh án ra viện) tại các khoa lâm sàng và bệnh án lưu kho tại phòng kế hoạch tổng hợp. Với các loại bệnh án ấy, việc sắp xếp của mỗi nơi đều có những giải pháp khác nhau. Nhưng điểm chung cuối cùng vẫn là giúp cho chúng ta tìm nhanh nhất và làm việc hiệu quả nhất. Chúng tôi phải tìm cách để chỉ ra, chứng minh cho Anh Em: 

 

- Đối với hồ sơ bệnh án ngoại trú nếu chúng ta sắp xếp không tốt thì điều gì sẽ xảy ra? Đó là Bs và Điều Dưỡng sẽ mất thời gian tìm trước khi khám cho bệnh nhân. Điều này sẽ ảnh hưởng đến quy trình và thời gian chờ khám bệnh. 

 

- Đối với bệnh án nội trú đang nằm viện và ra viện nếu chúng ta sắp xếp không đúng Bs và Điều Dưỡng vẫn mất thời gian tìm trước khi đi khám tại buồng bệnh, không chỉ thế mà còn có thể bị thất lạc và lấy nhầm bệnh án giữa các phòng chưa loại trừ bệnh án nằm lẫn lộn với bệnh án ra viện...; Bệnh án ra viện nào đã xử lý hoặc chưa xử lý, trách nhiệm thuộc về ai mình có biết không? 

 

- Đối với bệnh án lưu kho tại Phòng kế hoạch tổng hợp nếu như chúng ta sắp xếp không tốt sẽ gây tình trạng mất thời gian tìm trong rất nhiều trường hợp như: kiểm tra BHYT định kỳ, truy tìm hồ sơ trong trường hợp cần tra cứu... 

 

Và chúng tôi thuyết phục để Anh Em hiểu: với từng loại HSBA như thế, việc sắp xếp như thế nào là phù hợp sẽ tùy thuộc vào từng điều kiện của từng Bệnh viện. Mỗi nơi có những giải pháp khác nhau nhưng mục đích cuối cùng phải luôn hướng tới là: tiết kiệm thời gian tìm kiếm và làm việc hiệu quả. 

 

Tôi xin đưa cụ thể vài ý tưởng như sau: 

 

- Đối với hồ sơ bệnh án ngoại trú, chúng ta sắp xếp có thể theo phường xã, theo số thứ tự và thể hiện trực quan nó phải nằm ở vị trí đó. Vì có những trường hợp bệnh án sẽ loại ra khi bệnh nhân không tái khám nên chúng ta chọn cách thức phù hợp nhất cho đơn vị mình.

 

- Đối với bệnh án nội trú: 

 

+ Bệnh án đang nằm viện: chúng ta có thể phân theo bác sĩ, theo buồng, theo loại bệnh, nhóm bệnh...Tùy các khoa phòng mình sẽ chọn cách thức khác nhau và điều lưu ý mình cần thể hiện trực quan, nhìn thấy ngay. 

 

+ Bệnh án ra viện: chúng ta phân theo giai đoạn xử lý: chưa xử lý  => Điều dưỡng kiểm => Bác sĩ  (Bs nào cần xử lý)....=> Bệnh án kiểm xong và nộp KHTH. 

 

- Đối với bệnh án lưu kho: chúng ta có thể hiện một cách trực quan, dễ nhìn bằng số thứ tự, ngày tháng năm, theo khoa...Để chúng ta có thể nhận diện và lấy nhanh chóng nhất. 

 

Tóm lại, việc cải tiến cách sắp xếp HSBA sẽ giúp chúng ta tiết kiệm rất nhiều thời gian để  tìm kiếm. Không chỉ thế nó còn góp phần tăng hiệu quả công việc. Hãy cùng chia sẻ thêm ý tưởng, kinh nghiệm thực tế để giúp việc duy trì 5S tại các bệnh viện tốt lên nhé...!! 

 

Chúc mọi người thành công!! 

 

Các đồng nghiệp quan tâm chương trình "NGÀY HỘI 5S" của CHIR có thể đăng ký vào link bên dưới. Chúng tôi sẽ tư vấn chi phí phù hợp với Bệnh viện bạn nhé. 

 

Link: https://forms.gle/C2SK8boLbnFv5TQa7 

 

Trân trọng; 

P. Danh