#12 - 5S BÀN HÀNH CHÍNH - VIỆC GIÁM SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ NHƯ THẾ NÀO LÀ PHÙ HỢP?

 

Tôi đặt câu hỏi ngược lại: "Vào thời điểm nào trong ngày thì 5S ít tuân thủ nhất hay thường xuyên bừa bộn nhất !?" 

 

Các Anh Chị trả lời: "Trong lúc làm việc xảy ra thường xuyên nhất" 

Tôi lại hỏi tiếp: "Thời điểm đầu giờ và cuối giờ hành chính thì như thế nào !?" 

 

Các Anh Chị Em đồng nghiệp đều trả lời rằng: "Ổn hơn/5S hơn rất nhiều" 

Qua cuộc trao đổi này, tôi muốn chỉ ra một số điểm lưu ý như sau: 

 

▪︎Trong quá trình triển khai 5S, chúng ta phải xác định thời giám sát việc duy trì 5S ở từng vị trí sao cho phù hợp. Nếu không sẽ gây ra không ít tranh cãi ngoài ý muốn giữa người giám sát và người phụ trách tại vị trí được giám sát. 

 

Cụ thể cho việc làm 5S bàn hành chính ở khoa, chúng ta cần xác định ngay từ đầu: 

 

▪︎ Những vật dụng gì được phép để trên bàn hành chính nhằm giúp mọi người thuận tiện trong lúc làm việc. Nó sẽ được sắp xếp và tổ chức như thế nào là phù hợp. 

 

▪︎  Những thứ ngoài khu vực quy định tại bàn hành chính (ly nước, trái cây, bánh chóng đói...) thì thời gian nào không được đặt để. 

 

Khi đó việc giám sát đánh giá tại khu vực bàn hành chính chúng ta chỉ cần thống là: tại thời điểm giám sát, việc không tuân thủ 5S liên quan đến vật dụng gì - theo thống nhất trước đó. 

 

Có thể nói theo một cách khác cho rõ hơn là đối với khu vực bàn hành chính có những vật dụng không mang tính chất cố định như: hồ sơ bệnh án, sổ sách, các loại biểu mẫu anh em phải bày ra để ghi chép cho tiện trong khoảng thời gian làm việc...Nên chúng ta cần xác định đánh giá tuân thủ 5S liên quan vật dụng chuyên môn và không liên quan chuyên môn như thế nào là đúng, khoảng thời gian nào là phù hợp...Nếu chúng ta không xác định và thống nhất với nhau thì mọi rắc rối và tranh cãi sẽ không tránh khỏi. 

 

Trên đây là một số kinh nghiệm thực tiễn trong quá trình triển khai và đánh giá 5S tại bàn hành chính mà tôi góp nhặt được. Điểm hay nhất là khi gặp khó khăn, khi không duy trì được, Anh Em chịu hỏi, chịu thay đổi cách đánh giá từng ngày sao cho phù hợp nhằm giúp mọi người tuân thủ và duy trì ngày một tốt hơn. Cải tiến liên tục chứ không tìm lý do khó khăn để không làm. 

 

Bệnh viện bạn có gặp cảnh này không? Hãy cùng nhau chia sẻ những giải pháp tốt nhất có thể để mọi người cùng nhau học hỏi nhằm kiến tạo môi trường làm việc xanh, sạch đẹp và an toàn. 

 

Chúc Anh Chị thành công!! 

Trân trọng; 

P. Danh