Tuần rồi, tôi chia sẻ nội dung liên quan 5S phòng hành chính. Có nhiều Anh Em trăn trở và thắc mắc rằng: các sản phẩm sàng lọc như trang thiết bị, máy móc hư hỏng chưa đến hạn thanh lý thì xử lý như thế nào vì khoa tôi không có kho nên đành để rải rác nhiều khu vực.
Anh Em khác thì thắc mắc: khoa tôi có kho nhưng việc làm 5S không dễ dàng chút nào vì có rất nhiều thứ chúng tôi chưa thể thanh lý được, thậm chí kho rất chật...
Nói đến đây làm tôi nhớ thời gian còn làm tại Bệnh viện, tôi đã từng phụ trách quản lý trang thiết bị vật tư tại khoa và gặp rất nhiều khó khăn trong việc thanh lý trang thiết bị máy móc hư hỏng vì có những loại không còn sử dụng được nhưng chưa đến hạn thanh lý nên tôi không thể trả vào kho thanh lý của bệnh viện.
Còn nếu như muốn thanh lý thì cần một thời gian rất dài với nhiều thủ tục từ khâu kiểm định, xin phép, chờ xét duyệt...nói chung rất nhiều loại thủ tục giấy tờ.
Thời ấy khoa tôi không có kho để chứa những vật dụng hư hỏng ấy nên rải rác từng phòng từ khu vực phòng hành chính và phòng kỹ thuật đều có bóng dáng những thiết bị hư hỏng ấy và tôi không có cách nào khác hơn khi khoa mình không có kho. Muốn mang đi gửi thì lo lắng thiết bị chưa hoàn tất thủ tục thanh lý nếu thất lạc sẽ bị qui trách nhiệm thậm chí phải bồi thường.
Khi tôi đi triển khai NGÀY HỘI 5S tại các Bệnh viện, cảnh ấy cũng xảy ra tương tự và rất nhiều anh chị em lãnh đạo Khoa rất khó khăn trong việc xử lý các thiết bị cần thanh lý.
Để giải quyết vấn đề liên quan trang thiết bị hư hỏng nằm rải rác tại khoa chờ thanh lý tôi xin phép chia sẻ một số kinh nghiệm thực tế như sau:
1. Ở một số bệnh viện lãnh đạo khoa sau khi học đã quyết liệt làm 5S, yêu cầu di dời nhanh chóng các thiết bị hư hỏng ra khỏi khu vực làm việc. Và được lãnh đạo bệnh viện quan tâm yêu cầu xử lý nhanh chóng các thiết bị hư hỏng này. Khi làm căng lên mới thấy, nhiều cái trước đây ko làm được vì thiếu sư quyết liệt thôi.
Có sự quyết tâm này vì bằng hình ảnh khảo sát, bằng cách đánh giá cách thức làm việc hiện tại, chúng tôi chỉ rõ ra: nếu vẫn tiếp tục để đồ hư hỏng hoặc chờ thanh lý tại khoa phòng sẽ dẫn đến:
+ Gây mất mỹ quan khoa phòng
+ Làm chật khu vực làm việc khó sắp xếp các vật dụng máy móc cần thiết khác. Nhân viên thao tác khó khăn, ảnh hưởng đến hiệu quả công việc
+ Nguy cơ quy trách nhiệm khi có sự cố xảy ra (ví dụ: có máy móc thiết bị sao không sử dụng chẳng hạn...)
==> Cách đưa ra vấn đề, cách giúp Anh Em hiểu hậu quả rất quan trọng.
2. Ở một số bệnh viện, khoa phòng có kho thì mọi thứ hư hỏng Anh Em cho vào kho. Vấn đề là Anh Em sắp xếp quản lý cái kho này như thế nào, có 5S hay không !? Rồi chưa kể vấn nạn là thấy có kho nên cái gì cũng đưa vào đó kể cả tận dụng để các vật dụng cá nhân. Rồi dự trù vật tư quá nhiều, để đầy trong kho, lại quản lý ko hiệu quả dẫn đến hết date. Có những cái kho nhìn vào: đồ hư hỏng để ở ngoài, đồ dùng được để ở trong, làm sao mà quản lý nổi. Và mất thời gian lấy đồ vv..Tóm lại, phải 5S cái kho, và khi sàng lọc xòm rồi, sắp xếp lại thì dưới đây là mốt số điểm lưu ý:
+ Vật dụng, thiết bị không sử dụng để bên trong, cái gì thường xuyên sử dụng nên để bên ngoài.
+ Mọi thứ sử dụng khi cần phải lấy được ngay và không phải di dời những thứ khác.
+ Tính toán kỹ số lượng vật tư cần sử dụng, tránh lĩnh quá nhiều. Vì Khi lĩnh quá nhiều sẽ gây tình trạng tồn kho và quá hạn.
Thậm chí dùng một thời gian thông tư sửa đổi, mọi thứ không dùng được phải bỏ. Như vậy quá lãng phí (ví dụ: biểu mẫu, thuốc, vật tư khác...)
+ Kiểm soát được trật tự (hạn sử dụng), số lượng phù hợp nhu cầu sử dụng.
+ Nếu kho có sử dụng kệ: mình phải tính toán xem cái nào thường xuyên sử dụng để tầng thấp tránh leo trèo và không tiện sử dụng.
3. Một số bệnh viện khác thì các khoa gửi đồ hỏng hóc hoặc chờ thanh lý về kho chung của bệnh viện. Tức là BV sẽ sắp xếp một khu vực làm kho, và khu vực này khuất, hoặc ở nơi ít người qua lại. Bệnh viện chọn giải pháp này để giải quyết cho 1 câu hỏi đặt ra đó là: Mình muốn chấp nhận một cái kho để đồ bừa bộn thôi, hay mình để nhiều khoa phòng đều bị xấu/bề bộn trong mắt khách hàng vì những thiết bị hư hỏng này nằm rải rác nhiều khoa. Có nơi khuôn viên bệnh viện chật, ko làm kho được thì BV thuê kho phụ bên ngoài hoặc mua container về để ngoài trời làm kho.
Tóm lại, khó khăn nào cũng có cách giải quyết và nhiều bệnh viện khác đã làm, chúng ta cùng học hỏi, chia sẻ kinh nghiệm để cùng nhau làm tốt hơn mỗi ngày.
Chúc Anh Chị thành công!!
Trân trọng;
P. Danh
.png "Logo")
(2).jpg)
.jpg)
